Hvornår er det for sent at sende en faktura?

Er det for sent at sende en faktura? Din guide til rettidig fakturering.

Spørgsmålet om, hvornår det er for sent at sende en faktura, er mere komplekst, end man måske lige skulle tro. Selvom der ikke findes en fast tidsgrænse, efter hvilken en faktura automatisk bliver ugyldig, er der flere faktorer, der spiller ind, og som kan påvirke din mulighed for at få betaling. At forstå disse faktorer er afgørende for at sikre en sund økonomi for din virksomhed.

Den magiske grænse: Ingen absolut dato, men sund fornuft er vigtig.

Juridisk set findes der ingen definitiv dato, der gør en faktura umulig at indkræve. Fakturaer er som udgangspunkt bevis for en leveret ydelse eller et solgt produkt, og dermed et krav på betaling. Men jo længere tid der går, jo sværere bliver det at inddrive pengene.

Faktorer der påvirker din mulighed for betaling:

• Forældelsesfristen: I Danmark gælder der en almindelig forældelsesfrist på 3 år for de fleste krav. Det betyder, at du som udgangspunkt kan kræve din betaling i op til 3 år efter, at kravet er stiftet. Det er dog vigtigt at bemærke, at denne frist kan afbrydes, f.eks. ved at sende en påmindelse eller indlede en retssag.
• Bevisførelse: Jo længere tid der går, jo sværere kan det være at bevise, at du faktisk har leveret varen eller ydelsen. Dokumentation som ordrebekræftelser, aftaler og leveringsbeviser er derfor essentielle.
• God skik og brug: Selv hvis du har juridisk ret til at sende en faktura længe efter levering, kan det skade dit forhold til kunden og din virksomheds omdømme. At sende fakturaer rettidigt signalerer professionalisme og respekt for dine kunder.
• Kundens økonomiske situation: En kunde, der er gået konkurs eller har økonomiske problemer, kan være sværere at få betaling fra, uanset hvor rettidigt du har sendt din faktura.
• Manglende forfaldsdato: Som du allerede ved, giver en manglende forfaldsdato automatisk kunden 30 dage til at betale. Men det betyder ikke, at du kan vente i det uendelige med at sende fakturaen. Det er bedst at sende den hurtigst muligt efter levering.

Hvad er “rettidigt”?

Der er ingen universel definition på “rettidigt”, men som tommelfingerregel bør fakturaen sendes så snart som muligt efter levering af varen eller ydelsen. Dette sikrer, at kunden har friske minder om handlen og minimerer risikoen for at glemme fakturaen.

Tips til rettidig fakturering:

• Etabler en klar faktureringsrutine: Fastlæg klare procedurer for, hvornår og hvordan fakturaer skal udstedes.
• Brug faktureringssoftware: Automatisering kan hjælpe dig med at sende fakturaer hurtigere og mere effektivt.
• Send fakturaer elektronisk: Dette er hurtigere og mere miljøvenligt end at sende dem med posten.
• Afsæt tid til fakturering: Integrer faktureringen som en fast del af dine daglige eller ugentlige opgaver.
• Efterlys ubetalte fakturaer: Følg op på forfaldne fakturaer hurtigt og venligt.

Konklusion:

Selvom der ikke er en absolut deadline for fakturering, er det klart, at jo før du sender fakturaen, jo bedre. Rettidig fakturering er ikke kun god for din egen økonomi, men også for dine kunderelationer og din virksomheds omdømme. Ved at etablere gode faktureringsrutiner kan du minimere risikoen for at miste penge og sikre en sund og bæredygtig forretning.