Hvornår må man fakturere en kunde?

Hvornår er det okay at sende fakturaen? En guide til korrekt faktureringstidspunkt

At fakturere kunder korrekt er afgørende for en sund økonomi. En forhastet faktura kan skabe frustration hos kunden, mens en for sen faktura kan sætte dit cashflow i fare. Men hvornår er det egentlig det optimale tidspunkt at sende en faktura? Svaret er mere nuanceret end blot “når arbejdet er færdigt”.

Det korte svar er: Fakturér, når ydelsen er leveret og aftalt kvalitet er opnået. Men lad os grave lidt dybere. Dette enkle princip rummer flere vigtige overvejelser:

1. Definition af “leveret ydelse”: Hvad betyder “leveret” i din branche? Er det, når du har afleveret en fysisk vare? Når en digital fil er sendt? Når en serviceydelse er udført og godkendt af kunden? Dette afhænger helt af din specifikke aftale med kunden. En tydelig aftale om leveringstidspunkt og acceptkriterier er derfor altafgørende for at undgå misforståelser og forsinkelser i betalingen. En god praksis er at specificere dette i en kontrakt eller i en tydelig e-mail, inden du påbegynder arbejdet.

2. Aftalens betydning: Din aftale med kunden definerer rammerne for faktureringstidspunktet. Er der specifikke milepæle, der skal opfyldes, før du kan fakturere? Er der delbetalinger aftalt, der udløser fakturaer på forskellige tidspunkter? En velskrevet kontrakt er din bedste beskyttelse mod tvister omkring fakturering.

3. Branchestandarder: I mange brancher er der etableret sædvanlige faktureringsfrister. For eksempel kan man i konsulentbranchen ofte se ugentlige eller månedlige fakturaer, mens bygge- og anlægsbranchen ofte arbejder med delfakturaer knyttet til specifikke arbejdsfaser. At overholde disse standarder sikrer et professionelt indtryk og forenkler betalingsprocessen.

4. Undgå forsinkelser, men vær professionel: Selvom det er vigtigt at fakturere rettidigt, er det lige så vigtigt at sikre, at arbejdet er afsluttet tilfredsstillende. At sende en faktura, før arbejdet er fuldført, kan virke uprofessionelt og skabe mistro hos kunden. Vent, til opgaven er fuldført og godkendt (hvis aftalt), før du sender fakturaen.

5. Klar og tydelig faktura: En korrekt udfyldt faktura er lige så vigtig som det rette faktureringstidspunkt. Sørg for, at alle nødvendige oplysninger er medtaget, herunder fakturnummer, dato, beskrivelse af ydelsen, pris, moms og betalingsbetingelser.

Konklusion: Det optimale tidspunkt at fakturere en kunde er, når den aftalte ydelse er leveret til aftalt kvalitet og i henhold til aftalte betingelser. En klar aftale, overholdelse af branchestandarder og en korrekt udfyldt faktura er nøglen til en problemfri betalingsproces og et godt kundeforhold.