Hvornår skal man opfylde oplysningspligten?

Hvornår skal du opfylde oplysningspligten?

Dataansvarlige har en lovmæssig forpligtelse til at informere registrerede personer om indsamling og behandling af deres personoplysninger. Dette er en aktiv oplysningspligt, og det betyder ikke blot, at man skal give oplysninger, hvis en registreret person beder om dem.

Oplysningspligten gælder uanset den registrerede persons initiativ. Dataansvarlige skal selv sørge for, at den registrerede person bliver informeret på passende vis. Det er ikke tilstrækkeligt at blot have en generel informationsside på internettet. Oplysningspligten er tilpasset til den enkelte situation.

Hvornår opstår oplysningspligten?

Allerede ved den første indsamling af personoplysninger opstår oplysningspligten. Dette omfatter ikke kun direkte indsamling fra den registrerede person, men også information, der indsamles indirekte, f.eks. fra sociale medier eller andre kilder. Det er vigtigt at være opmærksom på, at alle former for dataindsamling er omfattet, herunder:

• Samarbejde med andre parter: Hvis personoplysninger deles med andre, er dataansvarlige forpligtede til at sikre, at den registrerede person er oplyst om dette. Dette inkluderer oplysninger om hvilken type oplysninger der deles, til hvem de deles med, og formålet med delingen.
• Ændringer i behandlingsformål: Ændringer i formålet for, hvordan personoplysningerne behandles, kræver også en ny oplysning. En opdateret information er nødvendig, hvis der f.eks. er planer om at bruge oplysningerne til et andet formål end det oprindeligt aftalte.
• Ny teknologi eller automatisering: Implementering af nye teknologier eller automatiserede systemer, der behandler personoplysninger, kræver, at den registrerede person bliver informeret om de nye metoder.
• Indsamling fra tredjepart: Hvis personoplysninger indsamles fra tredjepart, er dataansvarlige forpligtede til at informere den registrerede person om kilden til oplysningerne.

Vigtige elementer i oplysningspligten:

• Tydelig og letforståelig sprog: Oplysningerne skal formidles på en klar og forståelig måde for den enkelte registrerende person. Teknisk jargon skal undgås.
• Identifikationsmuligheder: Dataansvarlige skal gøre det let for den registrerede person at identificere sig selv i forbindelse med behandlingen af oplysningerne.
• Kontaktinformation: Der skal altid være en tydelig kontaktvej til dataansvarlige.
• Rettigheder for den registrerede person: Oplysningerne skal indeholde information om de registrerede personers rettigheder, f.eks. ret til indsigt, ret til berigtigelse, ret til sletning og ret til at gøre indsigelse.

Konklusion:

Opfyldelse af oplysningspligten er ikke en valgfri ydelse. Dataansvarlige skal på eget initiativ informere registrerede personer om behandlingen af deres personoplysninger, inden data indsamles og uafhængigt af, om der er et specifikt spørgsmål. Ved at sikre en tydelig og tilgængelig information kan dataansvarlige opfylde deres lovmæssige forpligtelser og opbygge tillid til den registrerede person.