Hvordan sender man en faktura til udlandet?

At sende fakturaer til udlandet: En guide til succesfuld international fakturering

At sende fakturaer til udlandet kan virke besværligt, men med den rigtige viden og forberedelse bliver det en simpel proces. En korrekt udfyldt udenlandsk faktura er afgørende for at sikre hurtig og problemfri betaling. Denne artikel guider dig igennem de nødvendige elementer og giver dig tips til at undgå potentielle problemer.

Nøgleelementer i en korrekt udenlandsk faktura:

En international faktura skal være klar, præcis og indeholde alle nødvendige oplysninger for at undgå misforståelser og forsinkelser i betalingen. Uanset hvilken metode du vælger til at sende fakturaen (e-mail, post, fakturasystem), skal disse punkter være med:

• Fakturadato og -nummer: En entydig fakturanummerering er afgørende for sporing og bogføring. Datoen skal være tydelig og stemme overens med dine interne registre.

• Sælgers oplysninger: Din fulde firmanavn og adresse, inklusive postnummer og land. Dit momsnummer (CVR-nummer i Danmark) er essentielt, da dette er vigtigt for købers bogføring og mulig momsfradrag.

• Købers oplysninger: Købers fulde navn og adresse er lige så vigtigt som dine egne oplysninger. Husk at kontrollere adressen grundigt for at sikre, at fakturaen når frem. Inkluder også købers momsnummer, hvis relevant i det pågældende land. En præcis angivelse af kontaktperson kan også være nyttig.

• Detaljeret varebeskrivelse: Vær præcis i din beskrivelse af varerne eller tjenesteydelserne. Brug klare og entydige udtryk, og undgå slang eller forkortelser, der ikke er forståelige for modtageren. Varenummer eller lignende identifikation kan være nyttig.

• Mængde, enhedspris og totalsum: Angiv antallet af enheder, enhedsprisen (med og uden moms, hvis relevant for det pågældende land), og beregn den samlede pris tydeligt. Vær opmærksom på valuta – angiv altid den anvendte valuta tydeligt.

• Rabatter: Vis eventuelle rabatter tydeligt og specificer procentdelen eller beløbet.

• Leverings- eller færdiggørelsesdato: Angiv datoen for leveringen af varer eller færdiggørelsen af tjenesteydelserne. Dette er vigtigt for at fastslå leveringstidspunktet og dermed for betalingens forfaldsdato.

• Betalingsbetingelser: Angiv tydeligt betalingens forfaldsdato og den foretrukne betalingsmetode (f.eks. bankoverførsel, kreditkort). Angiv eventuelle gebyrer for sen betaling.

• Sprog: Det anbefales at bruge det samme sprog som køber, eller et sprog begge parter forstår. En engelsk version af fakturaen er ofte en god løsning i international handel.

Tips til at undgå problemer:

• Undersøg lokale regler: Forskellige lande har forskellige krav til fakturering. Undersøg kravene i det land, du sender fakturaen til, for at sikre overholdelse af lovgivningen.

• Valuta: Angiv altid valutaen tydeligt og sørg for, at den er korrekt.

• Moms: Vær opmærksom på momsreglerne i både dit eget og købers land. Vær sikker på om du skal angive moms, og hvilken sats der skal anvendes.

• Fakturasystem: Overvej at anvende et fakturasystem, der kan håndtere internationale fakturaer. Dette kan hjælpe med at sikre, at du overholder alle nødvendige krav og forenkle processen.

Ved at følge denne guide og være opmærksom på detaljerne, kan du sikre, at dine internationale fakturaer er korrekte, klare og fører til hurtigere og mere problemfri betaling. Husk altid at gemme en kopi af alle udsendte fakturaer til dine egne registre.