Hvordan udfyldes befordringsgodtgørelse?

Din guide til korrekt udfyldelse af befordringsgodtgørelse

Befordringsgodtgørelse, også kendt som kørselsgodtgørelse, er en kompensation, som arbejdsgivere kan give til medarbejdere, der bruger deres private køretøj i arbejdsøjemed. Det er vigtigt at udfylde befordringsgodtgørelsen korrekt, både for medarbejderens skyld, så vedkommende får den korrekte godtgørelse, og for arbejdsgiverens skyld, så virksomheden kan bogføre udgiften korrekt og overholde gældende lovgivning.

Kernen i en korrekt udfyldt befordringsgodtgørelse er dokumentation. Uden den rette dokumentation kan man hverken kræve eller udbetale godtgørelsen. Her er de nøgleelementer, der skal være på plads:

1. Begrundelsen for kørslen:

Det skal tydeligt fremgå, hvorfor kørslen har været nødvendig i forbindelse med jobbet. Det kan være besøg hos kunder, kørsel til et møde uden for virksomhedens adresse, indkøb af materialer, eller lignende. En klar begrundelse understøtter, at kørslen rent faktisk er arbejdsrelateret og berettiger til godtgørelse. Undgå vage formuleringer som “diverse ærinder” – vær specifik!

2. Den præcise rute (med eventuelle stop):

En detaljeret beskrivelse af ruten er afgørende. Angiv start- og slutdestination samt alle stop undervejs. Dette hjælper med at verificere det samlede antal kørte kilometer og sikrer transparens. Anvend gerne værktøjer som Google Maps til at dokumentere ruten, især hvis der er tvivl om den mest direkte vej.

3. Datoen for rejsen:

Datoen, eller datoerne, for rejsen skal angives præcist. Dette er kritisk for at sikre, at godtgørelsen udbetales for den korrekte periode og i overensstemmelse med eventuelle tidsfrister for indsendelse.

4. Det samlede antal kørte kilometer:

Dette tal er fundamentet for beregningen af befordringsgodtgørelsen. Kilometerantallet skal være realistisk og baseret på den beskrevne rute. Benyt en kilometertæller i bilen eller en online ruteplanlægger til at verificere antallet.

5. Den anvendte beregningssats:

Den aktuelle sats for befordringsgodtgørelse fastsættes af Skattestyrelsen og kan variere fra år til år. Det er vigtigt at benytte den korrekte sats for det pågældende år og periode. Tjek altid de gældende satser på Skattestyrelsens hjemmeside, før du beregner godtgørelsen.

6. Bekræftelse af privat køretøj:

Det skal bekræftes, at medarbejderen har benyttet sit eget private køretøj til kørslen. Dette er et vigtigt krav for at kunne udbetale befordringsgodtgørelse. I visse virksomheder kan der være specifikke formularer, der skal udfyldes i forbindelse med brugen af privat køretøj til erhvervsmæssig kørsel.

7. Godkendelse fra arbejdsgiveren:

Endelig skal befordringsgodtgørelsen godkendes af arbejdsgiveren eller en repræsentant for virksomheden. Denne godkendelse bekræfter, at arbejdsgiveren er enig i, at kørslen var nødvendig, at dokumentationen er korrekt, og at godtgørelsen kan udbetales.

Vigtige tips:

• Hold styr på dine kvitteringer: Selvom kvitteringer for benzin ikke direkte indgår i beregningen af befordringsgodtgørelsen, kan de være nyttige til at dokumentere ruten og datoen for rejsen.
• Brug en app eller et regneark: Der findes adskillige apps og regneark, der kan hjælpe med at registrere og beregne befordringsgodtgørelse. Disse værktøjer kan spare tid og reducere risikoen for fejl.
• Spørg din arbejdsgiver: Hvis du er i tvivl om, hvordan du udfylder befordringsgodtgørelsen korrekt, så spørg din arbejdsgiver eller HR-afdeling om hjælp.

Ved at følge disse retningslinjer kan du sikre, at din befordringsgodtgørelse udfyldes korrekt og effektivt, hvilket gavner både dig og din arbejdsgiver.