Hvornår har man notatpligt?

Notatpligt – Hvornår skal en offentlig myndighed nedfælde oplysninger i et notat?

I sagsbehandlingen hos offentlige myndigheder er der en forpligtelse til at nedfælde væsentlige oplysninger i et notat. Denne notatpligt sikrer gennemsigtighed og dokumenterer beslutningsprocessen.

Omfanget af notatpligten

Notatpligten gælder for alle oplysninger, der har betydning for en afgørelse i en sag. Det omfatter både mundtlige og skriftlige oplysninger.

Specielt om mundtlige oplysninger

Hvis en myndighed modtager væsentlige mundtlige oplysninger, der kan have indflydelse på sagens afgørelse, skal disse oplysninger nedfældes i et notat. Det gælder også oplysninger fra eksterne parter som borgere, virksomheder eller organisationer.

Dokumentation af sagsforløb

Notatpligten omfatter også dokumentation af vigtige handlinger og beslutninger, der træffes under sagsbehandlingen. Det kan være indkaldelser til møder, beslutningsreferater eller korrespondance med eksterne aktører.

Formålet med notatpligten

Notatpligten har flere formål:

• Gennemsigtighed: Notater gør det muligt for borgere, virksomheder og andre interessenter at få indsigt i sagsbehandlingen og de overvejelser, der ligger bag en afgørelse.
• Dokumentation: Notater giver en juridisk bindende dokumentation af sagens forløb og de trufne afgørelser.
• Retshåndhævelse: Notater kan bruges som bevismateriale i tilfælde af klager eller retssager mod offentlige myndigheder.

Undtagelser fra notatpligten

Der er visse undtagelser fra notatpligten, når det er nødvendigt at beskytte:

• Personen eller oplysninger om en person
• Rigets sikkerhed eller andre væsentlige samfundsmæssige interesser

Konsekvenser af manglende notatføring

Hvis en offentlig myndighed ikke overholder sin notatpligt, kan det have alvorlige konsekvenser:

• Afgørelser kan blive ugyldige
• Myndigheden kan blive pålagt at betale erstatning
• Tilliden til myndigheden kan blive skadet