Comment se fait un PV ?

De l’observation à la transcription : Le cheminement d’un procès-verbal

La rédaction d’un procès-verbal (PV) semble, à première vue, une tâche simple. Pourtant, derrière cette apparente simplicité se cache un processus rigoureux, exigeant précision, impartialité et une maîtrise de l’écriture administrative. Un PV n’est pas une simple prise de notes, mais un document officiel qui peut avoir des conséquences juridiques importantes. Comprendre son élaboration est donc crucial.

Phase 1 : La préparation et l’observation:

Avant même le début de la réunion, de la séance ou de l’événement nécessitant un PV, une préparation minimale est indispensable. Il convient de déterminer :

• L’objectif du PV: Quel est le but de la réunion ? Quelles décisions doivent être prises ? Ceci permet de structurer la prise de notes et de se concentrer sur les informations essentielles.
• Les participants: Identifier clairement les personnes présentes, leurs rôles et leurs fonctions. Ceci facilitera la référence ultérieure aux intervenants.
• Les supports: Prévoir le matériel nécessaire : un stylo, du papier, un ordinateur portable (pour une saisie directe) et potentiellement un enregistreur (sous réserve du consentement des participants).

Pendant la réunion, l’observation doit être attentive et impartiale. Il ne s’agit pas de juger les propos, mais de les retranscrire fidèlement. L’observateur doit être capable de saisir l’essentiel des débats, les points de divergence et les accords. Il est conseillé de noter les points clés, les décisions prises et les arguments importants, sans forcément retranscrire chaque phrase mot à mot.

Phase 2 : La rédaction du PV:

La rédaction doit être concise, claire et sans ambiguïté. Elle suit généralement une structure spécifique :

• En-tête: Date, heure, lieu, objet de la réunion, liste des participants avec leurs fonctions.
• Déroulement de la réunion: Présentation des points abordés, des débats et des décisions prises. L’ordre chronologique est souvent privilégié, mais une structuration par thèmes est possible selon le contexte. Il est important d’utiliser un langage précis et objectif, en évitant les opinions personnelles ou les interprétations. Les citations directes doivent être utilisées avec parcimonie et clairement identifiées.
• Conclusions: Synthèse des décisions prises et des actions à entreprendre, avec des affectations de responsabilités si nécessaire.
• Signatures: Le PV doit être signé par le secrétaire de séance et, idéalement, par les participants (ou au moins par le président de la réunion). L’absence de signature ne remet pas forcément en cause la validité du PV, mais affaiblit sa valeur probante.

Phase 3 : La validation et la diffusion:

Après la rédaction, le PV doit être relu attentivement afin de vérifier son exactitude et sa clarté. Des erreurs ou omissions peuvent être corrigées, mais il est important de le faire de manière transparente, en indiquant clairement les modifications apportées. Une fois validé, le PV peut être diffusé aux participants et aux autres parties prenantes.

Au-delà de la technique : l’importance de l’impartialité:

L’impartialité est la pierre angulaire d’un PV fiable. Le rédacteur doit éviter tout jugement de valeur et présenter les faits de manière objective. Il est crucial de rester neutre, même si les débats sont tendus ou émotionnels. Un PV biaisé peut avoir des conséquences graves, compromettant la transparence et la crédibilité du processus. En résumé, la rédaction d’un PV est un exercice de rigueur qui demande de la méthode, de la précision et une grande conscience professionnelle.