Comment est fait un PV ?

Rédiger un Procès-Verbal Impeccable : Un Guide Pratique

Le procès-verbal (PV) est un document essentiel qui consigne les débats, les décisions et les actions d’une réunion. Il sert de référence officielle et de preuve de ce qui s’est passé. Mais comment rédiger un PV clair, précis et juridiquement solide ? Cet article vous dévoile les clés d’une rédaction efficace et conforme aux bonnes pratiques.

1. Qui est responsable de la rédaction ?

La responsabilité de la rédaction du PV incombe généralement à :

• Le président de séance : Souvent, c’est lui qui assure une vision globale et cohérente du document.
• Le secrétaire de séance : Désigné spécifiquement pour cette tâche, il est responsable de la prise de notes et de la transcription fidèle des échanges.
• Une personne désignée : Dans certains cas, un rédacteur externe ou interne à l’organisation peut être missionné pour rédiger le PV.

Quel que soit le rédacteur, il est crucial qu’il soit attentif, objectif et doté de bonnes capacités de synthèse.

2. Les éléments incontournables d’un PV réussi

Un PV efficace doit impérativement contenir les éléments suivants :

• En-tête : Indiquer clairement le nom de l’organisation, la date, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que le type de réunion (ordinaire, extraordinaire, etc.).
• Présents et absents : Lister les participants présents et absents, en indiquant leur nom, prénom et fonction. Mentionner également les éventuelles personnes invitées.
• Ordre du jour : Reproduire fidèlement l’ordre du jour de la réunion, servant de fil conducteur pour la relecture du document.
• Déroulement de la réunion :
  • Synthèse des discussions : Décrire de manière concise mais précise les points abordés, les arguments avancés, et les différentes interventions. Évitez les retranscriptions mot pour mot, privilégiez une reformulation claire et objective.
  • Décisions prises : Indiquer clairement les décisions prises lors de la réunion, les résultats des votes (le cas échéant) et les justifications associées.
  • Actions à entreprendre : Identifier les actions à réaliser, les responsables de ces actions et les délais impartis.
• Questions diverses : Mentionner les sujets abordés en fin de réunion, même s’ils n’étaient pas inscrits à l’ordre du jour.
• Clôture de la séance : Indiquer l’heure de fin de la réunion.

3. Le style et la forme : Clarté, précision et neutralité

Le style du PV doit être :

• Clair et précis : Utilisez un vocabulaire simple et évitez les termes ambigus. Privilégiez des phrases courtes et bien structurées.
• Objectif et neutre : Évitez les jugements de valeur, les commentaires personnels et les opinions subjectives. Concentrez-vous sur les faits et les informations pertinentes.
• Cohérent : Assurez-vous que le PV est structuré de manière logique et qu’il suit l’ordre du jour de la réunion.

4. Validation et diffusion : Garantir l’authenticité

Une fois rédigé, le PV doit être :

• Relu et corrigé : Avant sa diffusion, relisez attentivement le PV pour corriger les erreurs de grammaire, d’orthographe et de syntaxe.
• Signé et paraphé : Le président de séance et les participants (associés ou membres clés) doivent impérativement signer et parapher le PV pour attester de son authenticité et de son approbation. La signature électronique est également une option valable et de plus en plus répandue.
• Diffusé : Le PV doit être diffusé à tous les participants et, le cas échéant, aux personnes concernées par les décisions prises.

En conclusion :

Rédiger un procès-verbal de qualité est un exercice qui exige rigueur, attention et objectivité. En respectant ces conseils et en adaptant votre approche aux spécificités de votre organisation, vous serez en mesure de produire des PV clairs, précis et juridiquement solides, contribuant ainsi à une meilleure communication et à une prise de décision éclairée. N’hésitez pas à utiliser des modèles de PV pour vous aider à structurer votre document et à gagner du temps.