Vad gäller vid fakturering utomlands?

Fakturering utomlands: En guide till smidig och korrekt hantering

Att fakturera kunder utomlands skiljer sig från inrikes fakturering, främst på grund av språkliga, juridiska och bankmässiga skillnader. En korrekt och tydlig faktura är avgörande för att säkerställa snabb och problemfri betalning. Denna artikel ger en översikt över vad du bör tänka på vid internationell fakturering.

Språk och förståelse: Den allra viktigaste aspekten är att fakturan är förståelig för både dig och din kund. Även om du använder svenska i din verksamhet, bör fakturan vara på det språk som din kund bekvämt kan läsa och förstå. Om det är möjligt, använd engelska som ett neutralt och internationellt accepterat alternativ. Att använda fel språk kan leda till förseningar och missförstånd.

Lagstadgade uppgifter – en global pusselbit: Kraven på obligatoriska uppgifter varierar mellan länder. Det finns ingen universell standard för fakturor, men vissa element återkommer ofta:

• Fakturanummer: Ett unikt identifieringsnummer för varje faktura.
• Fakturadatum: Datum då fakturan utfärdas.
• Företagsnamn och adress: Ditt företags fullständiga namn och adress, inklusive momsregistreringsnummer (om tillämpligt).
• Kundens namn och adress: Kundens fullständiga namn och adress.
• Leveransdatum (om tillämpligt): Datum då varan eller tjänsten levererades.
• Beskrivning av varor eller tjänster: En tydlig och detaljerad beskrivning av vad som faktureras.
• Mängd och pris per enhet: Ange kvantitet och enhetspris för varje post.
• Moms (om tillämpligt): Ange momssatsen och beräknad moms separat. Kom ihåg att momssatsen varierar mellan länder och tillämpas endast om du är momsregistrerad i kundens land.
• Total summa: Den totala summan som ska betalas, inklusive moms (om tillämpligt).
• Betalningsvillkor: Ange tydligt betalningsfristen och eventuella avgifter för försenad betalning.

Bankdetaljer för smidig betalning: För att underlätta betalningen är det absolut nödvändigt att inkludera korrekta bankuppgifter:

• IBAN (International Bank Account Number): Ditt internationella kontonummer.
• BIC/SWIFT-kod: Din banks identifieringskod, som används för internationella överföringar.

Valuta: Ange valutan för betalningen, vilket vanligtvis bör vara kundens lokala valuta om möjligt, för att undvika valutaväxlingskostnader för kunden.

Att tänka på utöver det grundläggande:

• Valutakurs: Om fakturan skrivs i en annan valuta än kundens lokala valuta, ange den använda valutakursen och dess källan.
• Kontaktuppgifter: Ange tydliga kontaktuppgifter för frågor om fakturan.
• Fakturans utformning: En professionell och välstrukturerad faktura ger ett positivt intryck.
• Faktureringsprogramvara: Använd gärna faktureringsprogramvara som automatiskt hanterar valutaomvandlingar och skapar professionella fakturor.

Genom att följa dessa riktlinjer kan du säkerställa effektiv och problemfri fakturering utomlands och undvika onödiga förseningar och missförstånd med dina internationella kunder. Kom ihåg att alltid kontrollera de specifika lagkraven i det land där din kund är etablerad.