Hur berättar man för arbetssökande att de inte är anställda?

Att lämna ett avslag: En guide för rekryterare

Att informera en arbetssökande om att de inte fått jobbet är en känslig men nödvändig del av rekryteringsprocessen. Ett väl genomfört avslag kan, trots besvikelsen, stärka företagets varumärke och lämna ett positivt intryck hos kandidaten. Att undvika att lämna ett besked är däremot oprofessionellt och skadar förtroendet. Denna artikel guidar dig genom hur du på ett professionellt och respektfullt sätt berättar för en arbetssökande att de inte blivit anställda.

Nyckeln: Transparens och specifik feedback.

Många rekryterare undviker att ge specifik feedback av rädsla för juridiska konsekvenser eller att spendera för mycket tid. Men en välformulerad och specifik förklaring är avgörande för att minska besvikelsen och bygga en positiv relation, även om det slutar med ett avslag.

Vad du bör inkludera i ditt meddelande:

• En personlig hälsning: Börja med att direkt adressera kandidaten med namn. Undvik generiska formuleringar.
• En tydlig och direkt formulering: Var inte omständlig. Säg direkt att de inte blivit utvalda för tjänsten.
• Specifik och konstruktiv feedback: Detta är den viktigaste delen. Istället för vaga formuleringar som “många andra sökande var mer kvalificerade”, förklara varför kandidaten inte valdes. Exempel:
  • “Vi valde en kandidat med mer erfarenhet inom [specifikt område], vilket var ett avgörande krav för den här rollen.”
  • “Även om dina referenser var imponerande, matchade din profil inte helt de specifika tekniska färdigheterna som anges i annonsen, särskilt [specifik färdighet].”
  • “Tidsplanen för anställningen begränsade oss till kandidater som kunde tillträda inom [tidsram], och din tillgänglighet matchade inte denna.”
• Uppskattning för deras tid och intresse: Visa att du värdesätter den tid och ansträngning kandidaten lagt ner.
• En positiv avslutning: Avsluta med en positiv ton och önska kandidaten lycka till i sin fortsatta arbetssökning. Om möjligt, överväg att nämna företaget igen som ett potentiellt alternativ för framtida tjänster.

Vilken kommunikationskanal ska användas?

Ett personligt samtal är alltid att föredra, särskilt om kandidaten nått ett senare skede i processen. Om detta inte är praktiskt möjligt, välj ett formellt e-postmeddelande. Undvik SMS eller meddelanden via sociala medier.

Exempel på ett bra meddelande:

“Hej [Kandidatens namn],

Tack för ditt intresse för tjänsten som [Tjänstens namn] och för den tid du lagt ner på att söka. Vi har nu slutfört rekryteringsprocessen och vill informera dig om att vi tyvärr inte kommer att erbjuda dig tjänsten.

Vi valde en kandidat med mer omfattande erfarenhet av projektledning, vilket var ett avgörande krav för denna specifika roll. Din erfarenhet inom [Kandidatens starka sida] var dock mycket imponerande.

Vi vill tacka dig för din tid och önskar dig lycka till i din fortsatta arbetssökning.

Med vänliga hälsningar,

[Ditt namn/Rekryteringsföretaget]”

Genom att följa dessa riktlinjer kan du lämna ett avslag på ett professionellt och respektfullt sätt, vilket både stärker företagets image och visar respekt för kandidaternas tid och ansträngning. Kom ihåg att även ett avslag är en möjlighet att bygga en positiv relation.