Hur formulerar man avslag på en jobbansökan?

Konsten att ge ett nej: Så formulerar du ett professionellt avslag på en jobbansökan

Att söka jobb är en sårbar process. Som rekryterare har du makten att göra avslaget lite lättare att hantera, även om det aldrig blir roligt att få ett nej. Ett välformulerat avslag visar respekt för kandidaten och stärker ditt företags employer branding. Det handlar inte bara om att skicka ett standardiserat mail, utan om att formulera ett personligt och informativt meddelande som ger kandidaten värdefull feedback och hjälper dem vidare i jobbsökandet.

Denna artikel går bortom det generella rådet att “vara artig”. Vi dyker djupare in i hur du skapar ett avslag som är både professionellt och empatiskt, samtidigt som det minimerar risken för missförstånd och negativa upplevelser.

Bortom standardfraserna: Varför specificitet är nyckeln

Ett vanligt misstag är att skicka generiska avslag som knappt säger mer än “tack, men nej tack”. Detta lämnar kandidaten i ovisshet och kan skapa frustration. Istället för att bara konstatera att kandidaten inte passar för rollen, förklara varför.

Här är några konkreta exempel på hur du kan referera till annonsens krav eller tidsfristerna i ditt avslag:

• Relaterat till kompetens: “Vi uppskattar ditt intresse för tjänsten som Projektledare. Medan din erfarenhet inom X är imponerande, söker vi i denna roll specifikt någon med dokumenterad erfarenhet av Y, vilket framgick av annonsen. Vi önskar dig lycka till i ditt fortsatta jobbsökande.”

• Relaterat till erfarenhet: “Tack för din ansökan till rollen som Systemutvecklare. Vi var imponerade av din portfolio, men för denna specifika tjänst krävs minst fem års erfarenhet av Z, som beskrevs i annonsen. Vi uppmuntrar dig att söka andra roller hos oss i framtiden när du har förvärvat mer erfarenhet.”

• Relaterat till tidsfrister: “Vi har nu gått vidare i rekryteringsprocessen för rollen som Marknadsförare och har tyvärr inte möjlighet att erbjuda dig en intervju i detta skede. Med tanke på den korta tidsramen vi har för att tillsätta tjänsten, har vi valt att prioritera kandidater som redan befinner sig i X-regionen, vilket specificerades i annonsen.”

Empati och professionalism:

Att vara specifik betyder inte att vara hård. Balansera din feedback med empati och professionalism. Använd ett positivt och uppmuntrande språk, även om du ger konstruktiv kritik. Undvik jargong och formulera dig tydligt och koncist.

Några ytterligare tips:

• Personalisera: Använd kandidatens namn och referera till specifika delar av deras ansökan.
• Var ärlig, men taktfull: Ge ärlig feedback utan att vara nedlåtande.
• Håll det kort och koncist: Kandidaten vill ha ett tydligt svar, inte en lång utläggning.
• Tacka för deras tid och intresse: Visa uppskattning för att de tagit sig tid att söka.
• Önska dem lycka till: Avsluta med en positiv och uppmuntrande ton.

Genom att följa dessa råd kan du formulera avslag som är både professionella och respektfulla, vilket bidrar till en positiv kandidatupplevelse och stärker ditt företags rykte. Kom ihåg att även ett nej kan levereras med grace och omtanke.