Wie lange kann man personenbezogene Daten speichern?

Wie lange dürfen personenbezogene Daten gespeichert werden? Ein Überblick

Die Frage nach der zulässigen Speicherfrist personenbezogener Daten ist komplex und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Es gibt keine pauschale Antwort, die für alle Fälle gilt. Vielmehr bestimmt sich die Dauer der Speicherung nach dem jeweiligen Rechtsgrund und Zweck der Datenverarbeitung. Die pauschale Aussage “so lange wie nötig” bedarf einer genauen Betrachtung.

Der Grundsatz der Zweckbindung:

Das zentrale Prinzip ist die Zweckbindung. Personenbezogene Daten dürfen nur für den ursprünglich festgelegten Zweck erhoben und verarbeitet werden. Sobald dieser Zweck erfüllt ist, müssen die Daten gelöscht werden. Ein Beispiel: Daten, die im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens erhoben wurden, sind nach Abschluss des Verfahrens zu löschen, sofern keine anderweitigen Rechtsgrundlagen (z.B. eine spätere Bewerbung) vorliegen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

Viele Gesetze schreiben konkrete Aufbewahrungsfristen vor. Diese sind unbedingt zu beachten und oft länger als die rein zweckgebundene Speicherung. Beispiele hierfür sind:

• Steuerrecht: Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen müssen gemäß § 147 AO für zehn Jahre aufbewahrt werden.
• Handelsrecht: Geschäftsbriefe und andere relevante Dokumente können je nach Art und Bedeutung bis zu zehn Jahren aufbewahrt werden müssen.
• Arbeitsrecht: Personalakten unterliegen ebenfalls bestimmten Aufbewahrungsfristen, die je nach Bundesland und Rechtslage variieren.
• Gesundheitswesen: Patientendaten unterliegen strengen Regeln und Aufbewahrungsfristen, die im Bundesdatenschutzgesetz und anderen Gesetzen geregelt sind.

Vertragsliche Vereinbarungen:

Auch vertragliche Vereinbarungen können die Dauer der Datenspeicherung beeinflussen. So kann ein Vertrag beispielsweise die Aufbewahrung von Kundendaten für einen bestimmten Zeitraum nach Vertragsende vorsehen. Hier ist jedoch zu beachten, dass diese Vereinbarung im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben stehen muss.

Widerruf der Einwilligung:

Wer seine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt hat, kann diese jederzeit widerrufen. Nach dem Widerruf müssen die Daten unverzüglich gelöscht werden, es sei denn, es bestehen andere Rechtsgrundlagen für die weitere Verarbeitung.

Datenminimierung und regelmäßige Prüfungen:

Um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten, ist ein konsequentes Prinzip der Datenminimierung unerlässlich. Es sollten nur die Daten erhoben und gespeichert werden, die tatsächlich benötigt werden. Darüber hinaus sind regelmäßige Prüfungen der gespeicherten Daten notwendig, um sicherzustellen, dass keine Daten länger als nötig aufbewahrt werden. Dies sollte durch ein dokumentiertes Datenlöschkonzept sichergestellt werden.

Fazit:

Die Frage nach der Speicherdauer personenbezogener Daten lässt sich nicht pauschal beantworten. Eine sorgfältige Prüfung der jeweiligen Rechtsgrundlagen, der Zweckbindung, gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und etwaiger vertraglicher Regelungen ist zwingend erforderlich. Unternehmen sollten ein umfassendes Datenmanagement implementieren, das regelmäßige Prüfungen und die rechtzeitige Löschung von Daten umfasst. Im Zweifel sollte rechtlicher Rat eingeholt werden.