Mitä tietoja työnantaja saa kerätä työntekijästä?

Työnantajan oikeus kerätä tietoja työntekijöistä: Rajat ja reunaehdot

Työnantajan oikeus kerätä tietoja työntekijöistään ei ole rajoittamaton. Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan tiukkaa lainsäädäntöä, erityisesti EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja kansallista lainsäädäntöä. Työnantaja saa kerätä vain sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä ja oikeutettuja työsuhteen hoitamisen kannalta. Tämä tarkoittaa, että tiedonkeruulla tulee olla selkeä ja oikeudellinen perusta.

Mitä tietoja työnantaja saa kerätä?

Tyypillisesti työnantaja saa kerätä tietoja, jotka liittyvät seuraaviin:

• Työsuhteen solmiminen ja hoitaminen: Nimi, yhteystiedot, syntymäaika, kansalaisuus, koulutus, työkokemus, palkkatietojen käsittelyyn tarvittavat tiedot (pankkitilinumero jne.). Tämä kattaa myös tiedot työehtosopimuksesta ja työsuhteen ehdoista.
• Työtehtävien suorittaminen: Työtehtävien kuvaus, työssä tarvittavat taidot ja pätevyys, työssäkäyttöön liittyvät terveystiedot (vain siltä osin kuin se on välttämätöntä ja työterveyshuollon kautta), työajan seurantaan tarvittavat tiedot. Esimerkiksi raskaus voi vaikuttaa työtehtäviin ja siten liittyä työnantajan oikeutettuun tiedonkeruuseen.
• Työntekijän hyvinvointi ja työturvallisuus: Tiedot työtapaturmista ja työkyvyttömyydestä, sekä niiden hoitamiseen tarvittavat tiedot. Työterveyshuolto voi kerätä myös herkkiä tietoja, mutta vain lain ja eettisten ohjeiden mukaisesti.
• Työntekijöiden edut ja palveluiden tarjoaminen: Tietoja työsuhde-eduista, kuten työterveyshuollosta, lounasseteleistä ja muista vastaavista.
• Työpaikkakulttuurin kehittäminen ja tehostaminen: Anonymisoitua tietoa työntekijöiden tyytyväisyydestä ja työpaikkailmapiiristä, esimerkiksi anonyymien kyselyiden kautta.

Mitä tietoja työnantaja EI saa kerätä?

Työnantaja ei saa kerätä tietoja, jotka eivät ole olennaisesti tarpeen työsuhteen hoitamiseksi. Tämä sisältää esimerkiksi:

• Poliittisia näkemyksiä: Työnantajan ei tule kysyä työntekijän poliittisia mielipiteitä.
• Uskoontumuksia: Työntekijän uskonnollinen vakaumus on henkilökohtaista tietoa ja sitä ei saa kysymättä kerätä.
• Sukupuoli- tai seksuaalielämää koskevia tietoja: Näiden tietojen kerääminen on yleensä kiellettyä, paitsi hyvin rajoitetuissa tapauksissa, esimerkiksi sukupuoleen perustuvan syrjinnän torjumiseksi.
• Perhesuhteita: Yksityiskohtaiset tiedot perheestä tai lapsista eivät yleensä kuulu työnantajan tietoon.
• Liittymätiedot (esim. puhelin- ja nettiliittymät): Näiden tietojen kerääminen on harvoin oikeutettua.
• Tietoja työntekijän yksityiselämästä: Työnantaja ei saa seurata työntekijän yksityiselämää.

Tiedon käsittelyn oikeusperusteet:

Työnantajan on aina pystyttävä perustelemaan tiedonkeruu. Oikeusperusteena voi toimia esimerkiksi:

• Sopimussuhde: Tietoja kerätään työsuhdesopimuksen mukaisesti.
• Lainsäädäntö: Laki velvoittaa keräämään tiettyjä tietoja.
• Oikeutettu etu: Tiedonkeruu on tarpeen työnantajan oikeutettujen etujen suojaamiseksi (esim. työturvallisuus).

Tietosuojan huomioiminen:

Työnantajan on huolehdittava henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä ja suojaamisesta. Tämä sisältää tiedon säilyttämisen vain niin kauan kuin se on tarpeen, sekä asianmukaisten tietoturvatoimenpiteiden toteuttamisen. Työnantajan on myös tiedotettava työntekijöille tietojen keräämisestä ja käsittelystä.

Tämä artikkeli on yleiskatsaus ja ei korvaa oikeudellista neuvontaa. Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelyyn liittyen, ota yhteyttä asiantuntijaan.