Mitä tietoja työnantaja saa luovuttaa?

Työnantajan tietojen luovuttamisesta: Rajat ja säännökset

Työsuhde sisältää luonnostaan henkilötietojen käsittelyä. Työnantaja tarvitsee tiettyjä tietoja työntekijöistä voidakseen hoitaa työsuhdetta asianmukaisesti. Mutta missä kulkee raja sen välillä, mitä tietoja työnantaja saa käsitellä ja luovuttaa, ja mihin hän ei saa puuttua? Vastaus ei ole yksinkertainen, sillä se riippuu useista tekijöistä, mukaan lukien tietosuojalainsäädäntö, työehtosopimukset ja yksittäisen työntekijän suostumus.

Välttämättömät tiedot työsuhteen hoitamiseksi: Työnantaja saa käsitellä vain niitä henkilötietoja, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä työsuhteen hoitamiseksi. Näihin kuuluvat esimerkiksi:

• Yhteystiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
• Työsuhteen tiedot: Työsopimuksen tiedot, palkkatietojen käsittelyyn liittyvät tiedot, työtehtävät ja työaika.
• Palkka- ja verotukseen liittyvät tiedot: Nämä tiedot ovat välttämättömiä palkanmaksun ja verojen suorittamiseksi.
• Työterveyshuoltoon liittyvät tiedot: Tietoja, joita tarvitaan työterveyshuollon järjestämiseksi ja työkyvyn ylläpitämiseksi. Tämäkin on kuitenkin rajattua ja edellyttää usein työntekijän suostumusta.

Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille: Työnantaja voi luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille vain tietyin edellytyksin. Tämä edellyttää yleensä oikeutettua syytä, esimerkiksi verottajan tai työterveyshuollon toimijan vaatimusta. Muissa tilanteissa tarvitaan työntekijän selkeä ja tietoinen suostumus. Esimerkiksi työnhakijan suostumus on hankittava ennen kuin tietoja luovutetaan rekrytointiyritykselle.

Muiden tietojen kerääminen ja luovuttaminen: Työnantajan oikeus kerätä ja luovuttaa tietoja työntekijöistä on rajattu tietosuojalainsäädännöllä, kuten EU:n yleisellä tietosuoja-asetuksella (GDPR) ja kansallisella lainsäädännöllä. Tämä tarkoittaa, että työnantaja ei voi kerätä tietoja työntekijän yksityiselämästä ilman hänen selkeää suostumustaan, ellei ole kyse lain mukaan sallitusta poikkeustilanteesta (esim. vakava rikkomus työpaikalla). Tietojen keräämisen ja käsittelyn on oltava tarkoituksenmukaista ja oikeutettua.

Työntekijän oikeudet: Työntekijällä on oikeus:

• Tarkastaa itseään koskevat tiedot.
• Vaatia virheellisten tietojen oikaisemista.
• Vastustaa tietojen käsittelyä.
• Rajoittaa tietojen käsittelyä.
• Vaatia tietojen poistamista.

Yhteenveto: Työnantajan oikeus käsitellä ja luovuttaa työntekijöiden henkilötietoja on rajoitettua. Tietojen käsittelyn on oltava lainmukaista, tarkoituksenmukaista ja oikeutettua. Työntekijän suostumus on välttämätöntä kaikissa tapauksissa, joissa ei ole kyse työsuhteen välttämättömästä hoidosta tai lain mukaan sallitusta poikkeustilanteesta. Epäselvissä tilanteissa on suositeltavaa ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen tai oikeudellisiin asiantuntijoihin.