Miten tehdä PDF-A-tiedosto?

PDF/A: Arkistokelpoinen PDF – Näin luot sen oikein (ja vältät yleiset sudenkuopat!)

PDF/A on enemmän kuin vain PDF-tiedosto; se on nimenomaan pitkäaikaissäilytykseen suunniteltu tiedostoformaatti. Sen tarkoitus on varmistaa, että tiedosto on avattavissa ja luettavissa vuosikymmentenkin kuluttua, riippumatta käytettävistä ohjelmistoista tai laitteistoista. Tämä tekee PDF/A:sta elintärkeän mm. viranomaisille, arkistoille ja yrityksille, jotka haluavat säilyttää tärkeitä dokumentteja pitkään.

Mutta miten PDF/A-tiedosto oikein luodaan? Vaikka yllämainittu ohje (klikataan PDF-painiketta ja valitaan PDF/A) saattaa toimia joissain tilanteissa, se on auttamattoman yksinkertaistettu. Seuraavassa syvennymme aiheeseen ja käymme läpi eri tapoja luoda PDF/A-tiedostoja, samalla huomioiden tärkeitä seikkoja, jotka varmistavat sen arkistokelpoisuuden.

Miksi PDF/A on erilainen?

PDF/A-standardi asettaa PDF-tiedostoille tiettyjä rajoituksia ja vaatimuksia, jotka varmistavat pitkäikäisen säilytyksen. Tärkeimpiä näistä ovat:

• Fonttien upottaminen: Kaikki tiedostossa käytetyt fontit on upotettava itse tiedostoon. Tämä varmistaa, että teksti näkyy oikein, vaikka vastaanottajalla ei olisi samoja fontteja asennettuna.
• Värienhallinta: Tiedostossa on oltava väriprofiili määriteltynä. Tämä varmistaa, että värit toistuvat samalla tavalla eri laitteilla.
• JavaScript ja upotetut ei-PDF-tiedostot kielletty: PDF/A ei salli JavaScript-koodin tai muiden ei-PDF-tiedostojen upottamista tiedostoon. Nämä saattavat aiheuttaa yhteensopivuusongelmia tulevaisuudessa.
• Avoin ja dokumentoitu standardi: PDF/A on ISO-standardi (ISO 19005), mikä tarkoittaa, että sen tekniset tiedot ovat julkisia ja vapaasti saatavilla. Tämä varmistaa, että tiedostomuotoa voidaan ylläpitää ja kehittää avoimesti.

Eri tapoja luoda PDF/A-tiedostoja:

1. Adobe Acrobat Pro: Ammattilaisten valinta. Acrobat Pro tarjoaa kattavat työkalut PDF/A-tiedostojen luomiseen ja validointiin.

   • Luominen olemassaolevasta PDF:stä: Avaa PDF Acrobat Pro:ssa. Valitse “Tiedosto” -> “Tallenna nimellä muu…” -> “Arkistoitu PDF (PDF/A)”. Acrobat Pro tarkistaa tiedoston ja ilmoittaa mahdollisista ongelmista, jotka on korjattava ennen tallennusta.
   • Luominen muusta tiedostosta: Avaa lähdetiedosto (esim. Word-dokumentti) Acrobat Pro:ssa. Acrobat Pro muuntaa tiedoston PDF:ksi ja antaa mahdollisuuden tallentaa sen PDF/A-muodossa.

2. Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint): Uudemmissa Office-versioissa on sisäänrakennettu tuki PDF/A:lle.

   • Valitse “Tiedosto” -> “Vie” -> “Luo PDF/XPS-dokumentti”.
   • Valitse “Asetukset” ja varmista, että “ISO 19005-1-yhteensopiva (PDF/A)” on valittuna.
   • Tallenna tiedosto.

3. Ilmaiset PDF-muuntimet ja virtuaalitulostimet: On olemassa useita ilmaisia PDF-muuntimia ja virtuaalitulostimia, jotka tukevat PDF/A:ta. Huomaa kuitenkin, että näiden laatu voi vaihdella, ja on tärkeää varmistaa, että ne todella luovat validia PDF/A-tiedostoja. Esimerkkejä:

   • LibreOffice: Ilmainen toimisto-ohjelmisto, joka tukee PDF/A-tallennusta.
   • PDF24 Creator: Ilmainen PDF-työkalupaketti, joka sisältää PDF/A-muunnoksen.
   • PDFCreator: Avointen lähdekoodien virtuaalitulostin, joka tukee PDF/A:ta.

Yleisiä sudenkuoppia ja niiden välttäminen:

• Läpinäkyvyys: Läpinäkyvyys voi aiheuttaa ongelmia PDF/A-muunnoksessa. Yritä välttää läpinäkyvyyttä, jos mahdollista.
• Kommentit ja muistiinpanot: Tarkista, että tiedostoon ei ole jäänyt kommentteja tai muistiinpanoja, jotka eivät kuulu lopulliseen versioon.
• Validointi: Varmista aina, että luotu PDF/A-tiedosto on validi. Käytä Adobe Acrobat Pron validointityökalua tai online-validointipalveluita.
• Tekstin tunnistus (OCR): Jos skannaat paperidokumentteja PDF/A-muotoon, varmista, että OCR (Optical Character Recognition) on käytössä. Tämä tekee tekstistä haettavaa ja varmistaa, että se on luettavissa myös tulevaisuudessa.

Yhteenveto:

PDF/A-tiedoston luominen on tärkeää, kun haluat varmistaa dokumenttien pitkäaikaissäilytyksen. Valitse oikea työkalu, huomioi PDF/A-standardin vaatimukset ja validoi tiedosto lopuksi. Näin varmistat, että dokumenttisi ovat luettavissa ja saatavilla vielä vuosikymmentenkin kuluttua.