Voiko valtakirjan allekirjoittaa sähköisesti?

Sähköinen valtakirja: Käytännön opas ja oikeudellinen näkökulma

Valtakirja on juridisesti sitova asiakirja, jolla henkilö (valtakirjan antaja) antaa toiselle henkilölle (valtuutettu) oikeuden toimia hänen puolestaan tietyissä asioissa. Perinteisesti valtakirja on allekirjoitettu käsin, mutta sähköisten ratkaisujen yleistyessä herää kysymys: voiko valtakirjan allekirjoittaa sähköisesti ja onko se yhtä pätevä kuin käsin kirjoitettu? Lyhyt vastaus on: useimmiten kyllä, mutta muutamia seikkoja on syytä huomioida.

Sähköisen allekirjoituksen laillisuus ja kelpoisuus

Suomen lainsäädäntö ei vaadi valtakirjan olevan tietyn muotoinen voidakseen olla pätevä. Sähköinen allekirjoitus on täysin hyväksyttävä, kunhan allekirjoittajan tahto ja henkilöllisyys varmistuvat riittävällä luotettavuudella. Tämän varmistaminen on avainasemassa sähköisen valtakirjan pätevyyden kannalta.

Erilaisia sähköisen allekirjoituksen muotoja:

• Skannattu käsin kirjoitettu allekirjoitus: Yksinkertaisin tapa, mutta vaatii alkuperäisen käsin allekirjoitetun valtakirjan. Tämä ei ole aina riittävä todiste, varsinkaan jos valtakirjan aitous on kyseenalaista.

• Sähköinen allekirjoitus: Tähän kuuluu esimerkiksi digitaalisia allekirjoitusohjelmia käyttäen tehty allekirjoitus. Näiden ohjelmien luotettavuus vaihtelee, joten on tärkeää käyttää vahvaa ja tunnistettavaa ratkaisua.

• Vahva sähköinen allekirjoitus: Tämä on turvallisin menetelmä. Se vaatii vahvaa tunnistautumista, esimerkiksi pankkitunnuksia tai mobiilivarmentetta. Vahva sähköinen allekirjoitus takaa sekä allekirjoittajan henkilöllisyyden että allekirjoituksen aitouden korkeimmalla luotettavuustasolla.

Miten varmistaa sähköisen valtakirjan pätevyys?

Sähköisen valtakirjan pätevyyden varmistamiseksi on tärkeää:

• Selkeä ja yksiselitteinen valtakirjan sisältö: Valtakirjan tulee selkeästi määritellä valtuutetun toimivalta ja rajat.

• Luotettava allekirjoitusmenetelmä: Käytä vahvaa sähköistä allekirjoitusta, jos mahdollista. Dokumentoi allekirjoitusprosessi huolellisesti.

• Henkilöllisyysvahvistus: Varmista, että allekirjoittajan henkilöllisyys on vahvistettu luotettavasti. Tämä voi tapahtua esimerkiksi vahvan sähköisen allekirjoituksen avulla tai todistajien avulla.

• Asiakirjan säilytys: Säilytä sähköinen valtakirja turvallisesti ja helposti saatavilla olevana.

Yhteenveto:

Sähköinen valtakirja on usein kelvollinen ja voi jopa olla kätevämpi ja turvallisempi kuin perinteinen käsin kirjoitettu valtakirja, kunhan allekirjoitus ja allekirjoittajan henkilöllisyys varmistuvat luotettavasti. Vahva sähköinen allekirjoitus on suositeltava ratkaisu. Epäselvissä tilanteissa on aina suositeltavaa konsultoida asianajajaa tai muuta oikeudellista asiantuntijaa.