Miten tehdä allekirjoitus sähköpostiin?

Oman näköisesi sähköpostin allekirjoitus: Näin luot sen eri alustoille

Sähköpostin allekirjoitus on kuin digitaalinen käyntikorttisi – se antaa ammattimaisen ja viimeistellyn kuvan. Sen avulla voit jakaa yhteystietosi helposti ja tehokkaasti, sekä lisätä ripauksen persoonallisuutta viesteihisi. Allekirjoituksen luominen on helppoa ja nopeaa, riippumatta käyttämästäsi sähköpostipalvelusta. Tässä oppaassa käymme läpi yleisimpien alustojen allekirjoituksen luomisprosessin.

Gmail:

Gmailin mobiilisovelluksessa allekirjoituksen luominen on yksinkertaista. Avaa sovellus ja napauta valikkoa (yleensä kolme vaakasuoraa viivaa). Valitse “Asetukset” ja sen jälkeen haluamasi Gmail-tili. Etsi kohta “Mobiiliallekirjoitus” ja kirjoita siihen haluamasi teksti. Muista, että mobiiliallekirjoitus on yleensä lyhyempi ja ytimekkäämpi kuin työpöytäversiossa. Voit lisätä esimerkiksi nimesi ja tittelisi, yrityksesi nimen tai linkin verkkosivustollesi. Lopeta painamalla “OK”.

Gmailin työpöytäversio:

Gmailin työpöytäversiossa voit luoda monipuolisempia allekirjoituksia. Kirjaudu Gmail-tilillesi selaimella ja klikkaa oikean yläkulman ratas-kuvaketta. Valitse “Näytä kaikki asetukset” ja etsi kohta “Allekirjoitus”. Voit luoda useita eri allekirjoituksia ja valita niistä sopivan kulloiseenkin viestiin. Lisää allekirjoitukseen haluamasi tiedot, kuten nimesi, tittelisi, yhteystietosi ja yrityksesi logo. Voit muokata tekstin fonttia, kokoa ja väriä. Muista tallentaa muutokset.

Outlook:

Outlookissa allekirjoituksen luominen tapahtuu “Tiedosto” -valikon kautta. Valitse “Asetukset” ja sitten “Sähköposti”. Etsi kohta “Allekirjoitukset” ja klikkaa “Uusi”. Anna allekirjoitukselle nimi ja kirjoita haluamasi teksti. Voit lisätä allekirjoitukseen kuvia, linkkejä ja muotoilua. Valitse, mihin viesteihin allekirjoitus lisätään automaattisesti (uudet viestit, vastaukset, edelleenlähetykset). Tallenna muutokset.

Muut sähköpostiohjelmat:

Useimmissa sähköpostiohjelmissa allekirjoituksen luominen tapahtuu asetuksien kautta. Etsi asetuksista kohta “Allekirjoitus” tai “Signature” ja seuraa ohjelman antamia ohjeita.

Vinkkejä allekirjoituksen luomiseen:

• Pidä se lyhyenä ja ytimekkäänä: Liian pitkä allekirjoitus voi olla häiritsevä.
• Käytä ammattimaista fonttia ja kokoa: Valitse helppolukuinen fontti ja sopiva koko.
• Lisää yhteystietosi: Sisällytä ainakin nimesi, tittelisi ja sähköpostiosoitteesi.
• Käytä yrityksesi logoa: Logo lisää ammattimaisuutta.
• Tarkista allekirjoituksen ulkonäkö eri laitteilla: Varmista, että allekirjoitus näyttää hyvältä sekä tietokoneella että mobiililaitteilla.
• Päivitä allekirjoitustasi säännöllisesti: Pidä yhteystietosi ajan tasalla.

Oman näköisen ja informatiivisen allekirjoituksen luominen on helppoa, ja se parantaa sähköpostiviestiesi ammattimaisuutta merkittävästi. Kokeile rohkeasti eri vaihtoehtoja ja löydä itsellesi sopivin tyyli!