Miten lopettaa virallinen sähköposti englanniksi?

Viimeistele vaikutus: Näin lopetat virallisen sähköpostin englanniksi oikein

Englanninkielinen sähköposti on arkipäivää kansainvälisessä viestinnässä. Oikea lopetus on yhtä tärkeä kuin asiasisältö, sillä se luo viimeisen vaikutelman ja voi vahvistaa ammattimaista kuvaa. Mutta mikä lopetus on sopiva missäkin tilanteessa? Vaikka “Yours sincerely” ja “Yours faithfully” ovatkin klassikkoja, on olemassa muitakin vaihtoehtoja, jotka voivat olla tilanteeseen sopivampia. Tässä artikkelissa käydään läpi muutamia esimerkkejä ja autetaan sinua valitsemaan oikean lopetuksen, jättäen hyvän ja asiantuntevan vaikutelman.

Klassiset valinnat ja niiden salat:

• “Yours faithfully”: Tämä lopetus on tarkoitettu tilanteisiin, joissa et tunne vastaanottajan nimeä. Käytä tätä, jos aloitit sähköpostin sanoilla “Dear Sir or Madam” tai “To whom it may concern”. Se on perinteinen ja hyvin muodollinen.

• “Yours sincerely”: Käytä tätä, kun tiedät vastaanottajan nimen ja aloitit sähköpostin esimerkiksi “Dear Ms. Moore”. Se on edelleen muodollinen, mutta hieman “Yours faithfully” -vaihtoehtoa henkilökohtaisempi.

Nykyaikaiset ja tilanteenmukaiset vaihtoehdot:

• “Sincerely”: Tämä on turvallinen ja yleisesti hyväksytty vaihtoehto, joka toimii monissa tilanteissa. Se on hieman vähemmän muodollinen kuin “Yours sincerely”, mutta säilyttää silti ammattimaisuuden. Sopii hyvin, kun olet jo vakiinnuttanut hyvät suhteet vastaanottajaan.

• “Best regards”: Tämä on lämmin ja ystävällinen lopetus, joka sopii hyvin, kun olet jo aiemmin ollut yhteydessä vastaanottajaan ja haluat osoittaa arvostusta. Se on kuitenkin edelleen ammattimainen.

• “Kind regards”: Samankaltainen kuin “Best regards”, mutta ehkä hieman hienostuneempi. Sopii hyvin, kun haluat ilmaista kohteliaisuutta ja arvostusta.

• “Best”: Tämä on lyhyt ja ytimekäs lopetus, joka sopii hyvin, kun viestisi on ollut suoraviivainen ja asiallinen. Se on neutraali ja tehokas.

• “Thank you”: Jos sähköpostisi on vastine pyyntöön tai apuun, voit lopettaa kiittämällä. Esimerkiksi: “Thank you for your time and consideration”.

• “Looking forward to hearing from you”: Jos odotat vastausta, tämä lopetus on kohtelias ja ilmaisee kiinnostusta.

Mitä välttää:

• “Love”: Ellei kyseessä ole erittäin läheinen kollega tai ystävä, “Love” ei ole sopiva lopetus virallisessa sähköpostissa.

• Hymiöt: Vältä hymiöiden käyttöä virallisissa sähköposteissa, ellei niitä ole nimenomaisesti pyydetty tai ellei organisaatiosi kulttuuri salli niitä.

• Liian rento kieli: Vältä puhekielisyyksiä ja lyhenteitä virallisessa sähköpostissa.

Lopetuksen jälkeen:

• Välilyönti: Jätä yksi välilyönti lopetuksen ja nimesi väliin.
• Nimi: Kirjoita koko nimesi.
• Asema/Titteli (valinnainen): Voit lisätä tittelin tai aseman yrityksessäsi nimesi alle.
• Yhteystiedot (valinnainen): Voit lisätä sähköpostin alle yrityksen yhteystiedot.

Yhteenveto:

Oikean lopetuksen valitseminen riippuu kontekstista, suhteesta vastaanottajaan ja sähköpostin sävystä. Muista, että lopetus on osa kokonaisvaltaista vaikutelmaa, jonka haluat luoda. Valitsemalla huolellisesti ja noudattamalla näitä ohjeita varmistat, että sähköpostisi päättyy yhtä ammattimaisesti kuin se alkoikin.