구글 스프레드시트 히스토리를 지우는 방법은?

구글 스프레드시트 히스토리, 완벽하게 이해하고 관리하는 방법

구글 스프레드시트를 사용하다 보면 다양한 이유로 히스토리 관리가 필요할 때가 있습니다. 협업 과정에서 불필요한 수정 기록을 정리하고 싶거나, 개인적인 변경 이력을 숨기고 싶을 수도 있습니다. 하지만 구글 스프레드시트의 히스토리는 단순히 “삭제” 버튼 하나로 해결될 문제가 아닙니다. 단순히 파일 자체의 변경 이력뿐만 아니라, Google 계정에 저장된 활동 기록까지 고려해야 온전한 히스토리 관리가 가능합니다.

1. 스프레드시트 ‘버전 기록’ 삭제: 과거의 흔적 지우기

스프레드시트 자체에 내장된 ‘버전 기록’ 기능은 파일의 변경 사항을 시점별로 저장합니다. 마치 타임머신처럼, 특정 시점의 스프레드시트 상태로 되돌아갈 수 있게 해주는 유용한 기능이죠. 하지만 이 기록들이 쌓이면 파일 용량을 늘리고, 협업 과정에서 혼란을 야기할 수도 있습니다. 따라서 불필요한 버전 기록은 삭제하는 것이 좋습니다.

• 버전 기록 삭제 방법:

  1. 스프레드시트를 엽니다.
  2. 파일 > 버전 기록 > 버전 기록 보기를 클릭합니다.
  3. 오른쪽 패널에 나타나는 버전 목록에서 삭제하고 싶은 버전을 선택합니다.
  4. 선택된 버전 옆의 점 3개(…) 아이콘을 클릭하고 이 버전 삭제를 선택합니다.
  5. 삭제를 확인하는 팝업 창에서 삭제를 클릭합니다.

주의: 버전 기록을 삭제하면 해당 시점으로 되돌릴 수 없으니 신중하게 결정해야 합니다. 중요한 버전은 삭제하기 전에 사본을 만들어 보관하는 것을 추천합니다.

2. Google 활동 기록 삭제: 사용자 행동 숨기기

앞서 언급하신 것처럼, Google은 사용자의 활동 기록을 저장합니다. 스프레드시트 사용 내역 역시 Google 활동에 포함될 수 있으며, 이 기록은 myactivity.google.com에서 확인할 수 있습니다. 따라서 스프레드시트 사용 이력을 완전히 지우려면 Google 활동 기록도 삭제해야 합니다.

• Google 활동 기록 삭제 방법:

  1. myactivity.google.com에 접속합니다.
  2. 왼쪽 메뉴에서 삭제를 클릭합니다.
  3. 삭제할 기간을 선택합니다. 전체 기간을 선택하면 처음부터 현재까지의 모든 활동 기록이 삭제됩니다.
  4. 삭제할 제품을 선택합니다. 모든 제품을 선택하거나, Google Sheets 관련 활동만 선택적으로 삭제할 수 있습니다.
  5. 삭제를 클릭합니다.

주의: Google 활동 기록을 삭제하면 스프레드시트뿐만 아니라, 다른 Google 서비스 (YouTube 시청 기록, 검색 기록 등)의 활동 기록도 함께 삭제될 수 있습니다. 신중하게 고려하고 삭제 범위를 설정해야 합니다.

3. 협업자를 위한 추가적인 고려 사항

만약 여러 사람이 함께 스프레드시트를 사용하는 경우, 히스토리 관리는 더욱 복잡해집니다. 다른 사용자들이 변경한 기록은 본인이 삭제할 수 없기 때문입니다. 따라서 협업 과정에서는 다음과 같은 사항을 고려해야 합니다.

• 변경 사항에 대한 명확한 커뮤니케이션: 스프레드시트를 변경하기 전에 다른 사용자들과 충분히 소통하고, 변경 이유와 내용을 명확하게 공유해야 합니다.
• 변경 내용 추적 기능 활용: 스프레드시트의 ‘변경 내용 추적’ 기능을 활용하면 누가 언제 어떤 내용을 변경했는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 이 기능을 통해 불필요한 변경 사항을 파악하고, 필요한 경우 수정할 수 있습니다. (도구 > 변경 내용 추적)
• 권한 관리: 스프레드시트의 공유 설정을 통해 각 사용자의 권한을 제한할 수 있습니다. 편집 권한을 최소화하여 불필요한 변경을 방지할 수 있습니다.

결론:

구글 스프레드시트의 히스토리를 완벽하게 관리하려면 스프레드시트 자체의 버전 기록뿐만 아니라, Google 활동 기록까지 고려해야 합니다. 또한, 협업 환경에서는 다른 사용자들과의 소통과 권한 관리도 중요합니다. 이러한 점들을 종합적으로 고려하여 스프레드시트 히스토리를 효과적으로 관리하고, 효율적인 협업 환경을 구축하시기 바랍니다.

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