Hva gjør man med kunder som ikke betaler?

Den vanskelige samtalen: Når kunden ikke betaler

Få ting er så frustrerende for en bedrift som ubetalte fakturaer. De representerer tapt inntekt, ekstra administrativt arbeid og i verste fall et tapsprosjekt. Men hvordan håndterer man kunder som ikke betaler på en effektiv og samtidig profesjonell måte? Det finnes flere strategier, og valg av metode avhenger ofte av forholdet til kunden og størrelsen på det utestående beløpet.

Selv om rettslige skritt som inkasso er en mulighet, bør det ikke være førstevalget. Ofte er manglende betaling et resultat av en misforståelse, en forglemmelse eller midlertidige økonomiske utfordringer hos kunden. Derfor er en god start å etablere en proaktiv kommunikasjonsstrategi.

Før forfall:

• Tydelige betalingsbetingelser: Sørg for at fakturaen er tydelig, korrekt og inneholder klare betalingsbetingelser, inkludert forfallsdato, betalingsmetoder og eventuelle konsekvenser ved forsinket betaling.
• Påminnelse før forfall: En vennlig påminnelse noen dager før forfall kan være alt som skal til. Dette viser kunden at du følger opp, og gir dem mulighet til å avklare eventuelle uklarheter.

Etter forfall:

• Første purring: Start med en høflig purring, gjerne per telefon. Forhør deg om årsaken til den manglende betalingen. Kanskje fakturaen har blitt oversett, eller det er en feil som må rettes. Denne personlige kontakten kan ofte løse problemet raskt.
• Andre og tredje purring: Dersom første purring ikke gir resultater, send skriftlige purringer med gradvis strengere tonefall. Spesifiser tydelig beløpet, forfallsdatoen og eventuelle gebyrer og renter som påløper. Inkluder også informasjon om neste steg, for eksempel overføring til inkasso.
• Vurder alternative løsninger: Avhengig av situasjonen kan det være hensiktsmessig å tilby alternative betalingsløsninger, som en nedbetalingsplan. Dette kan bidra til å bevare kundeforholdet og samtidig sikre at du får betalt.

Når bør man involvere inkasso?

Inkasso bør være siste utvei, men i noen tilfeller er det nødvendig. Dersom gjentatte purringer ikke fører frem, og kunden ikke viser vilje til å betale, kan det være tid for å overføre saken til et inkassoselskap. Dette er en formell prosess som kan påvirke kundens kredittvurdering, og bør derfor ikke tas lett på.

Forebygging er nøkkelen:

Den beste strategien for å håndtere ubetalte fakturaer er å forebygge dem i utgangspunktet. God kommunikasjon, tydelige avtaler og effektive rutiner for fakturahåndtering kan minimere risikoen for at kunder ikke betaler. Invester tid i å bygge gode kundeforhold, og vær proaktiv i oppfølgingen av utestående fordringer. Dette vil spare deg for både tid, penger og frustrasjon i det lange løp.