Hvilke dokumenter skal journalføres?

Hvilke dokumenter skal journalføres? – En praktisk guide

Journalføring er en hjørnestein i god dokumentasjonspraksis. Det handler om å registrere og systematisere dokumenter for å sikre sporbarhet, effektiv saksbehandling og etterprøvbarhet. Men hvilke dokumenter er det egentlig som skal journalføres? Mens lovpålagte krav danner et grunnlag, er det ofte skjønn som avgjør i praksis. Denne artikkelen gir deg en praktisk forståelse av hvilke dokumenter som bør journalføres, utover det rent lovpålagte.

Utgangspunktet er enkelt: Dokumenter skal journalføres når de er vesentlige for en sak eller har bevisverdi. Dette gjelder både innkommende og utgående dokumenter, og favner bredere enn bare de dokumentene som er spesifikt nevnt i lover og forskrifter. Tenk på journalføring som å bygge et komplett puslespill av en sak – hver brikke, hvert dokument, bidrar til helhetsbildet.

Utover det åpenbare:

Selv om inn- og utgående brev, fakturaer og vedtak naturlig journalføres, er det viktig å huske på dokumenter som ofte overses, men som kan være avgjørende i en senere kontekst:

• Interne notater og e-poster: Viktige diskusjoner, beslutninger og avklaringer som skjer internt bør dokumenteres og journalføres, særlig hvis de har betydning for en sak. Dette gjelder spesielt i komplekse saker eller saker med potensial for konflikt.
• Møtereferater: Referater fra møter, både interne og eksterne, er verdifulle dokumenter som bør journalføres. De dokumenterer hva som ble diskutert og hvilke beslutninger som ble tatt.
• Bilder og video: I noen tilfeller kan bilder og video være viktige bevis eller dokumentasjon i en sak, for eksempel ved skadevurdering eller dokumentasjon av et prosjekt.
• SMS og chat-logger: I en stadig mer digital verden kan kommunikasjon via SMS og chat-plattformer være relevant for en sak. Vurder nøye om slik kommunikasjon bør journalføres, spesielt i sensitive saker.
• Utkast og versjoner: Bevaring av ulike versjoner av et dokument kan være nyttig for å spore utviklingen i en sak og forstå begrunnelsen bak endringer. Vurder å journalføre vesentlige utkast.

Skjønn og kontekst:

Husk at det ikke finnes en universell fasit. Hvilke dokumenter som skal journalføres, må vurderes i hver enkelt sak. Faktorer som sakens kompleksitet, potensial for konflikt og langsiktig verdi spiller inn. En god regel er å journalføre heller for mye enn for lite. Det er bedre å ha dokumentasjonen tilgjengelig enn å mangle den når behovet oppstår.

Effektiv journalføring:

Effektiv journalføring handler ikke bare om hva som journalføres, men også hvordan. Et godt journalsystem bør være brukervennlig, søkbart og sikkert. Metadata, som saksnummer, dato og dokumenttype, er avgjørende for å raskt finne frem til riktig informasjon.

Ved å være bevisst på hvilke dokumenter som bør journalføres, og ved å ha et effektivt journalsystem, legger du grunnlaget for god dokumentasjonspraksis, effektiv saksbehandling og økt tillit.