Hvor lenge må pasientjournaler oppbevares?

Hvor lenge skal pasientjournaler oppbevares? En oversikt over regler og praksis

Pasientjournaler inneholder sensitiv informasjon av avgjørende betydning for både den enkelte pasient og for helsetjenestens kvalitet og utvikling. Derfor er det strenge regler for hvor lenge disse journalene skal oppbevares. Det finnes imidlertid ikke én enkelt, universell oppbevaringstid, da dette avhenger av flere faktorer, inkludert journalens innhold og hvilken instans som er ansvarlig for oppbevaringen.

Oppbevaring i helseinstitusjoner:

Helseinstitusjoner, som sykehus og legekontorer, har et selvstendig ansvar for oppbevaring av pasientjournaler. Lovgivningen er ikke spesifikk på en bestemt oppbevaringstid, men legger vekt på at journalene skal oppbevares så lenge de er nødvendige for å sikre god helsehjelp og ivareta pasientens rettigheter. Dette innebærer at behovet for oppbevaring må vurderes individuelt for hver enkelt journal. Faktorer som kan påvirke oppbevaringstiden inkluderer:

• Pasientens alder: Journaler for barn vil ofte oppbevares lengre enn for voksne, da de inneholder informasjon som er relevant for helsen gjennom hele livet.
• Diagnose og behandling: Journaler som dokumenterer komplekse eller sjeldne sykdommer, eller behandlinger med langtidsvirkninger, vil sannsynligvis ha en lengre oppbevaringstid.
• Rettslige forhold: Dersom journalen er relevant i en eventuell rettssak, vil den bli oppbevart inntil saken er avsluttet.

Overføring til fylkesmannen (nå Statsforvalteren):

I enkelte tilfeller overføres pasientjournaler til Statsforvalteren. Dette skjer gjerne i forbindelse med tilsyn eller klagesaker. I slike tilfeller er oppbevaringstiden regulert til ti år. Etter ti år kan journalene kasseres etter samråd med Riksarkivaren, eller de kan overføres til et offentlig arkivdepot for permanent oppbevaring. Dette samrådet er viktig for å sikre at eventuelt historisk verdifull informasjon bevares.

Digitale journaler:

Overgangen til digitale pasientjournaler stiller nye krav til oppbevaring. Sikkerhet og tilgjengelighet er avgjørende, og det stilles strenge krav til datasikkerhet og systematisk arkivering. Oppbevaringstiden for digitale journaler følger de samme prinsippene som for papirjournaler, men den tekniske håndteringen krever spesifikk kompetanse og tilpassede løsninger.

Konklusjon:

Oppbevaringstiden for pasientjournaler er ikke fastsatt med en generell tidsramme, men er avhengig av flere faktorer. Helseinstitusjoner har et ansvar for å vurdere behovet for oppbevaring individuelt for hver pasient. Overføres journalen til Statsforvalteren, gjelder en oppbevaringstid på ti år før kassering eller overføring til arkivdepot i samråd med Riksarkivaren. Sikker oppbevaring og håndtering av pasientjournaler, uavhengig av format, er avgjørende for å ivareta pasienters rettigheter og bidra til god helsehjelp. Dette krever god planlegging, rutiner og kompetanse.