Er epost sensitiv informasjon?

Er e-post sensitiv informasjon? Ja, ofte, og det har konsekvenser.

I en stadig mer digitalisert verden utgjør e-post en hjørnestein i kommunikasjonen. Men hvor sensitiv er informasjonen som flyter gjennom innboksen vår? Svaret er: ofte svært sensitiv, og det har viktige juridiske og praktiske konsekvenser.

Påstanden om at e-post inneholder sensitiv informasjon er ikke en overdrivelse. Faktisk inneholder mange e-poster personopplysninger som er regulert av strenge lover, først og fremst GDPR (General Data Protection Regulation) i Europa. Dette gjelder uavhengig av om e-posten er sendt internt i en organisasjon eller til eksterne mottakere.

Hvilken informasjon i en e-post kan defineres som sensitiv? Listen er lang og varierer avhengig av kontekst, men inkluderer blant annet:

• Personidentifiserende opplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, fødselsdato, etc. Disse er grunnleggende personopplysninger og alltid relevante for GDPR.
• Finansiell informasjon: Kontonummer, kredittkortdetaljer, lønnsinformasjon, etc. Ulovlig innsyn her kan få alvorlige konsekvenser.
• Helsedata: Opplysninger om en persons fysiske eller mentale helse. Dette er en spesielt sensitiv kategori som krever ekstra beskyttelse.
• Biometriske data: Fingeravtrykk, ansiktsgjenkjenning, DNA-informasjon, etc. Disse dataene er ekstremt sensitive og krever høyeste grad av sikkerhet.
• Konfidensiell forretningsinformasjon: Strategier, planer, kontrakter, prislister, etc. Uautorisert tilgang kan skade et selskap økonomisk.

GDPR stiller strenge krav til behandling av personopplysninger, og dette inkluderer alle stadier i e-postens livssyklus: innsamling, lagring, behandling, overføring og sletting. Brudd på disse reglene kan føre til betydelige bøter.

Hva betyr dette i praksis?

Det å forstå at e-post ofte inneholder sensitiv informasjon krever en bevisst holdning til sikkerhet:

• Kryptering: Bruk av kryptering er avgjørende for å beskytte e-postens innhold under overføring og lagring. Dette gjelder både for e-postklienter og e-postservere.
• Passordsikkerhet: Sterke og unike passord er avgjørende for å beskytte innboksen mot uautorisert tilgang.
• Sikkerhetskopiering: Regelmessig sikkerhetskopiering av e-post er viktig for å kunne gjenopprette data ved tap eller skade.
• Tilgangskontroll: Begrens tilgangen til e-postkontoer og servere til autorisert personell.
• Opplæring: Ansatte må trenes i god e-postsikkerhet og håndtering av sensitiv informasjon.
• Slettingsrutiner: E-post bør slettes når den ikke lenger er nødvendig.

Kort sagt: Behandl e-post som den sensitive informasjonen den ofte er, og iverksett tiltak for å beskytte både deg selv og dine data. Ignorering av disse aspektene kan få alvorlige konsekvenser, både juridisk og økonomisk.