Jak dlouho uchovávat DPP?

Jak dlouho archivovat dohody o provedení práce (DPP) a proč?

Zatímco s úklidem starých časopisů si hlavu lámat nemusíme, u důležitých dokumentů jako jsou dohody o provedení práce (DPP) je situace jiná. Zákon jasně stanoví, že DPP, stejně jako ostatní mzdové doklady, je nutné uchovávat po dobu 30 let. Tato lhůta platí bez výjimky pro obě strany – jak pro zaměstnavatele, tak i pro zaměstnance.

Pro mnohé se může zdát třicetiletá archivace přehnaná. Proč si schovávat dokumenty z dob, kdy se ještě možná ani nepoužívaly počítače? Důvod je prostý, ale důležitý: ochrana práv a plnění zákonných povinností.

Třicetiletá lhůta vychází z promlčecích dob pro případné nároky, které mohou v souvislosti s DPP vzniknout. Zaměstnanec si může i po letech uplatnit například nárok na doplacení mzdy, odškodnění za pracovní úraz, nebo prokázání doby zaměstnání pro důchodové účely. Pro zaměstnavatele zase archivace slouží jako důkaz o řádném plnění povinností vůči státu, například v případě kontrol ze strany finančního úřadu, České správy sociálního zabezpečení či inspektorátu práce.

Co to znamená v praxi?

• Uschovejte si originál nebo ověřenou kopii DPP. Sken dokumentu sice může být praktický, ale v případě sporu nemusí být vždy dostačující.
• Zajistěte bezpečnou a trvalou archivaci. Dokumenty by měly být uloženy tak, aby se nepoškodily, neztratily nebo k nim neměl přístup někdo nepovolaný.
• Nevyhazujte DPP po skončení pracovního poměru. I po ukončení spolupráce je nutné dodržet 30letou archivační lhůtu.

Archivy v digitální době:

V dnešní době je stále častější elektronická forma dokumentů. Prozatím však neexistuje univerzální platforma pro dlouhodobou elektronickou archivaci DPP akceptovanou všemi institucemi. Proto je doporučeno i nadále uchovávat fyzické kopie, případně konzultovat možnosti elektronické archivace s odborníky.

Včasnou archivací se vyhnete zbytečným komplikacím. Třicet let se může zdát jako dlouhá doba, ale uchovávání DPP je investicí do budoucna a ochranou vašich práv. Nepodceňujte ji.