Jak má vypadat výdajový pokladní doklad?

Výdajový pokladní doklad: Nezbytné náležitosti pro bezproblémovou evidenci

Správná evidence výdajů je klíčová pro fungování každé firmy, ale i pro osobní finance. Základem této evidence je řádně vyplněný výdajový pokladní doklad (dále jen VPD). I když se zdá být jeho vyplnění jednoduché, nesprávně vedená evidence může vést k problémům s úřady a komplikovat účetnictví. Proto je důležité vědět, jaké náležitosti musí VPD obsahovat, aby byl právně platný a sloužil svému účelu.

Zákon nestanovuje přesný formulář VPD, ale definuje nezbytné údaje, které musí být na dokladu uvedeny. Neúplný nebo chybně vyplněný VPD může být zpochybněn a zneplatněn, a to s nepříjemnými důsledky pro plátce. Pojďme si proto detailně rozebrat, co VPD musí obsahovat:

1. Číslo dokladu: Každý VPD musí mít jedinečné pořadové číslo. Toto číslo slouží k jednoznačné identifikaci dokladu v rámci evidence a umožňuje snadné vyhledávání. Číslování by mělo být chronologické a bez mezer.

2. Datum uskutečnění výdaje: Uveďte přesné datum, kdy k výdaje došlo. Toto datum je klíčové pro zařazení výdaje do příslušného účetního období.

3. Identifikační údaje plátce: Zde je nutné uvést úplné identifikační údaje osoby, která výdaj uhradila. V případě firmy je to název firmy, IČO a adresa sídla. Pro fyzické osoby je nutné uvést jméno a příjmení, adresu a ideálně i rodné číslo (v případě, že je VPD součástí účetnictví).

4. Identifikační údaje příjemce: Stejně tak je potřeba uvést i úplné identifikační údaje osoby, která výdaj přijala. Zahrňte název firmy, IČO, adresu a DIČ (daňové identifikační číslo) v případě firmy. U fyzických osob je relevantní jméno a příjmení a adresa.

5. Účel platby: Jasně a konkrétně popište účel platby. Věty typu “Hotovostní výdaj” jsou nedostatečné. Uveďte například “Úhrada za kancelářské potřeby”, “Platba za dopravu”, “Nákup pohonných hmot” atd. Čím konkrétnější popis, tím lépe.

6. Přesná částka: Zapište přesnou částku výdaje v korunách a haléřích. Číslo by mělo být napsáno číselně i slovně, aby se předešlo nedorozuměním.

7. Podpis odpovědné osoby: Doklad musí být podepsán osobou, která výdaj provedla a je za něj zodpovědná. Tento podpis potvrzuje správnost a pravdivost všech uvedených údajů.

Dodatek: Pro usnadnění evidence a pro lepší přehlednost se doporučuje používat standardizované formuláře VPD. Tyto formuláře často obsahují i další užitečná pole, například pro specifikaci způsobu platby (hotovost, bezhotovostní platba). Nicméně výše uvedené údaje jsou nezbytné pro platnost dokladu bez ohledu na použitý formulář.

Dodržování těchto náležitostí při vyplňování výdajového pokladního dokladu je klíčem k řádné evidenci a bezproblémovému účetnictví. Nepodceňujte tuto důležitou administrativní povinnost a ušetřete si tak potenciální problémy v budoucnu.