Jaký kurz dát na fakturu?

Jaký kurz měny uvést na faktuře? Vyhněte se nepřesnostem!

Správné uvedení kurzu měny na faktuře je klíčové pro transparentní a bezproblémové účetnictví. Ačkoliv se v mnoha fakturačních programech kurz automaticky doplní, nemusí vždy odrážet skutečnost a vést k nepřesnostem. Tento článek vám pomůže pochopit, jaký kurz je správný a jak se vyhnout případným problémům.

Automatický kurz vs. manuální zadání:

Většina fakturačních systémů automaticky vyplňuje pole „Kurz měny“ posledním známým kurzem z daného zdroje, často z České národní banky (ČNB). To je v mnoha případech dostačující, ale ne vždy přesné. Situace, kdy je nutné kurz zadat manuálně, zahrnují:

• Pevné kurzy: Máte-li s klientem dohodnutý fixní kurz měny, je nezbytné tento kurz na faktuře jasně uvést. Automaticky generovaný kurz by v tomto případě byl chybný a mohl by vést k sporům.
• Kurz platný k určitému datu: V některých případech je relevantní kurz měny z data uzavření obchodu, nikoliv z data vystavení faktury. Pokud je tento den jiný, než den vystavení faktury, je nutné manuálně zadat příslušný kurz. To se často stává u mezinárodních obchodů s delší dodací lhůtou.
• Interní kurzové systémy: Vaše firma může používat interní systém pro stanovování kurzů, který se liší od veřejně dostupných zdrojů. V takovém případě je nutné zadat kurz dle vašeho interního systému.
• Chybný automaticky vygenerovaný kurz: I když se systém snaží generovat kurz automaticky, může dojít k chybě. Pravidelná kontrola a případná korekce kurzu jsou proto nezbytné.

Jak zvolit správný postup:

1. Zjistěte si relevantní datum: Určete, k jakému datu má být kurz platný (datum uzavření smlouvy, datum dodávky, datum vystavení faktury).
2. Najděte správný zdroj kurzu: Použijte spolehlivý zdroj, například webové stránky ČNB, nebo interní systém vaší firmy.
3. Zadejte kurz manuálně: Přesně zadejte zjištěný kurz do pole „Kurz měny“ na faktuře. Uveďte i zdroj kurzu, pokud je to možné (např. ČNB, interní systém).
4. Dokumentujte proces: V interní dokumentaci si zaznamenávejte, jaký kurz a z jakého zdroje jste použili. To vám pomůže v případě auditu nebo sporů.

Závěr:

Přesné uvedení kurzu měny na faktuře je důležité pro transparentnost a vyvarování se budoucích komplikací. Ačkoliv automatické vyplňování kurzu je pohodlné, je vždy nutné věnovat pozornost jeho správnosti a v případě pochybností kurz manuálně zkontrolovat a případně opravit. Dodržováním těchto kroků zajistíte bezproblémovou komunikaci s klienty a efektivní účetnictví.