Kdo má povinně datovou schránku?

Datová schránka: Povinnost, nikoliv volba? Kdo se jí nevyhne?

V dnešní digitalizované době je datová schránka pro mnohé synonymem pro moderní a efektivní komunikaci se státem. Ovšem, pro určitý okruh subjektů už dávno nepředstavuje pouhou možnost, ale striktní povinnost danou zákonem. Kdo tedy musí mít datovou schránku a proč?

Zákonodárce si dal jasný cíl: urychlit a zefektivnit komunikaci s orgány veřejné moci a minimalizovat administrativní zátěž. A právě povinné zavedení datových schránek pro určité skupiny subjektů bylo klíčovým krokem k dosažení tohoto cíle.

Pojďme se podívat, kdo se povinnosti vlastnit datovou schránku nevyhne:

• Právnické osoby: Zde je okruh povinných poměrně jasný. Ať už se jedná o společnost s ručením omezeným (s.r.o.), akciovou společnost (a.s.), nadaci, spolek nebo jinou právnickou osobu, datová schránka je pro ně nezbytností.

• Podnikající fyzické osoby (OSVČ): I pro živnostníky a další osoby samostatně výdělečně činné platí povinnost mít datovou schránku. Nezáleží přitom na oboru, ve kterém podnikají, ani na formě jejich podnikání. Datová schránka je zkrátka standardním nástrojem pro komunikaci s úřady.

• Specifické profese s veřejnoprávními prvky: Existuje celá řada profesí, kde je vzhledem k jejich roli ve společnosti a komunikaci se státem zavedení datové schránky logické. Jedná se například o:

  • Advokáty
  • Daňové poradce
  • Insolvenční správce
  • Statutární auditory
  • Soudní znalce
  • Překladatele a tlumočníky (úředně jmenované)

• Orgány veřejné moci a jejich složky: Zde je datová schránka naprosto samozřejmá. Do této kategorie spadají:

  • Státní orgány (ministerstva, úřady, inspekce atd.)
  • Územní samosprávné celky (kraje, obce)
  • Příspěvkové organizace krajů a obcí
  • Další subjekty určené zákonem, kterým je tato povinnost explicitně uložena.

Proč je datová schránka povinná právě pro tyto subjekty?

Důvodů je několik. Zásadní je zefektivnění a zrychlení komunikace. Dokumenty se doručují elektronicky, okamžitě a prokazatelně, čímž odpadá nutnost fyzického doručování poštou a s tím spojené průtahy. Dále se jedná o úsporu nákladů jak pro stát, tak pro povinné subjekty, a v neposlední řadě o ekologický aspekt – snížení spotřeby papíru a minimalizace uhlíkové stopy.

Závěrem:

Povinnost mít datovou schránku se netýká zdaleka všech. Je cíleně směřována na subjekty, pro které představuje zásadní nástroj pro efektivní a transparentní komunikaci se státem a pro plnění jejich zákonných povinností. Pokud patříte do jedné z výše uvedených kategorií, neměli byste zřízení a pravidelné používání datové schránky podceňovat, jinak se vystavujete riziku sankcí a potenciálních komplikací. V opačném případě se datová schránka může stát užitečným pomocníkem i pro vás, i když k jejímu používání nejste zákonem povinni.