Jak dlouho musí zaměstnavatel archivovat pracovní smlouvy?

Deset let a klid na duši: Jak dlouho archivovat pracovní smlouvy?

Zákonná povinnost archivovat dokumenty se týká i zaměstnavatelů. A právě pracovní smlouvy patří mezi ty nejdůležitější. Mnoho podnikatelů i firem se však potýká s otázkou: Jak dlouho je musíme vlastně uchovávat? Odpověď, zdánlivě jednoduchá, skrývá několik důležitých nuancí, které je třeba znát, aby se předešlo případným nepříjemnostem.

Základním pravidlem je desetiletá lhůta. Zaměstnavatel je povinen archivovat pracovní smlouvy, ať už se jedná o smlouvy o zaměstnání, dohody o provedení práce (DPP) nebo dohody o pracovní činnosti (DPČ), po dobu deseti let od ukončení pracovního poměru, resp. od ukončení dohody. Tato lhůta se vztahuje na samotnou smlouvu, ale také na veškeré související dokumenty, jako jsou například zápočtové listy a platové výměry. Tyto dokumenty jsou nedílnou součástí evidence pracovního poměru a jejich uchování je pro zaměstnavatele stejně důležité jako uchování samotné smlouvy.

Proč je dodržování této lhůty tak důležité? Důvod je prostý: ochrana před právními spory. V případě jakéhokoliv sporu s bývalým zaměstnancem, například ohledně výpočtu odstupného, výplaty mzdy nebo jiných nároků, slouží tyto dokumenty jako důkazní materiál. Nedostatek řádně archivovaných dokumentů může zaměstnavatele v takovém sporu značně oslabit. Důkazní břemeno spočívá na zaměstnavateli, a proto je pečlivá evidence a archivace naprosto klíčová.

A co v případě, že zaměstnanec pracuje u zaměstnavatele déle než deset let a pracovní poměr stále trvá? V takovém případě se lhůta počítá od okamžiku ukončení pracovního poměru.

Praktické rady:

• Digitální archivace: Moderní technologie umožňují pohodlnou a efektivní digitální archivaci. Je důležité zajistit bezpečnostní kopie a dodržovat platné právní normy ohledně ochrany osobních údajů (GDPR).
• Fyziocká archivace: Pokud je archivace ve fyzické podobě, je nutné zajistit vhodné skladování, které chrání dokumenty před poškozením.
• Systém evidence: Zavedení propracovaného systému evidence a archivace usnadní orientaci v dokumentech a minimalizuje riziko ztráty důležitých informací.

Shrnuto a podtrženo: deset let je lhůta, kterou by si měl každý zaměstnavatel důkladně zapamatovat. Dodržování této lhůty pro archivaci pracovních smluv a souvisejících dokumentů není jenom formální povinnost, ale i záruka ochrany před potenciálními právními problémy. Investice do kvalitního systému archivace se v budoucnu jistě vyplatí.