Jak poslat více emailů najednou?

Hromadné e-maily s elegancí: Zapomeňte na spam, využijte sílu příloh

Potřebujete rozeslat více e-mailů najednou, ale bojíte se, že skončíte v koši se spamem? Zapomeňte na neohrabané hromadné rozesílání a objevte elegantní metodu, která zachová vaši reputaci a zároveň ušetří čas. Metoda, kterou vám představíme, neposílá stejný e-mail desítkám adresátů, ale využívá sílu příloh.

Proč se vyhnout klasickému hromadnému odesílání?

Hromadné odesílání e-mailů, kdy jeden text putuje desítkám (nebo stovkám) adresátů v poli “Komu” nebo “Skrytá kopie” (BCC), s sebou nese řadu rizik:

• Spam filtry: E-mailové služby jsou stále sofistikovanější a podezřelé zprávy putují rovnou do spamu. Hromadně odeslaný e-mail, obzvlášť pokud není personalizovaný, je pro ně červeným praporkem.
• Reputace odesílatele: Opakované odesílání zpráv, které končí ve spamu, poškozuje vaši reputaci odesílatele. To může vést k tomu, že i legitimní e-maily budou v budoucnu filtrovány.
• Nevhodné sdílení adres: Používání pole “Komu” odhaluje e-mailové adresy všem příjemcům, což je porušení soukromí a potenciální riziko pro ochranu osobních údajů (GDPR).

Řešení: Přeposílání e-mailů jako přílohy

Naše metoda využívá funkci, která je dostupná v téměř každém e-mailovém klientovi: Přeposlat jako přílohu. Místo toho, abyste posílali stejný e-mail opakovaně, vytvoříte nový e-mail a přiložíte do něj ty, které potřebujete odeslat.

Jak na to (krok za krokem):

1. Vyberte požadované zprávy: V e-mailovém klientovi (např. Outlook, Gmail, Thunderbird) vyberte e-maily, které chcete přeposlat. Obvykle to provedete kliknutím na čtvereček vedle zprávy nebo stisknutím klávesy Ctrl (Cmd na Macu) a klikáním na jednotlivé zprávy.
2. Přeposlat jako přílohu: U většiny klientů naleznete možnost “Přeposlat jako přílohu” v kontextovém menu (klikněte pravým tlačítkem myši na vybrané zprávy) nebo v horním menu pod položkou “Zpráva” či “Více”. V Outlooku můžete stisknout Ctrl+F (nebo Cmd+F na Macu) a e-maily se automaticky vloží jako přílohy.
3. Vytvořte nový e-mail: Otevře se nové okno s e-mailem, kde jsou vybrané zprávy přiloženy ve formátu .eml (pro jednotlivé e-maily) nebo v archivu (.zip nebo podobný) pro větší množství zpráv.
4. Zadejte adresáta a text zprávy: Do pole “Komu” zadejte e-mailovou adresu příjemce. Napište krátký a výstižný text zprávy. Můžete například uvést: “Dobrý den, zasílám vám v příloze potřebné e-maily ohledně [tématu]. S pozdravem, [Vaše jméno]”.
5. Odešlete e-mail: Zkontrolujte, zda jsou všechny přílohy přiloženy, a e-mail odešlete.

Výhody této metody:

• Minimalizace rizika spamu: E-maily s přílohami jsou považovány za legitimnější než hromadné zprávy s identickým obsahem.
• Uchování původního formátování: Přílohy .eml zachovávají původní formátování, obrázky a další prvky původních e-mailů.
• Organizace a přehlednost: Příjemce obdrží jednotlivé e-maily v příloze, což mu umožňuje lépe se v nich orientovat.
• Flexibilita: Můžete přidat vlastní komentáře a kontext k jednotlivým e-mailům v textu zprávy.

Kdy tuto metodu použít?

Tato metoda je ideální pro situace, kdy potřebujete přeposlat:

• Konverzace se zákazníkem: Užitečné pro sdílení historie komunikace s kolegy.
• Dokumentaci v e-mailech: Rychlý způsob, jak sdílet sadu e-mailů obsahujících relevantní dokumenty.
• Informace o projektu: Přepošlete klíčové e-maily, aby byl celý tým v obraze.

Závěrem:

Posílat více e-mailů najednou nemusí znamenat ohrožení vaší reputace odesílatele. Využitím funkce “Přeposlat jako přílohu” můžete elegantně a efektivně sdílet potřebné informace, a to s minimalizací rizika, že váš e-mail skončí v koši se spamem. Vyzkoušejte to a uvidíte, jak vám tato jednoduchá metoda ušetří čas a zajistí, že vaše zprávy dorazí tam, kam mají!