Jak fakturovat fyzické osobě?

Fakturace fyzické osobě: Co musíte vědět, abyste se vyhnuli chybám

Fakturace je nedílnou součástí podnikání, ať už se jedná o spolupráci s firmami nebo s fyzickými osobami. I když se na první pohled zdá fakturace fyzické osobě jednoduchá, existují specifika, která je dobré znát, abyste se vyhnuli potenciálním problémům a faktura byla bezchybná. Tento článek se zaměřuje na specifika fakturace fyzickým osobám, a to především z pohledu živnostníků a obchodních společností.

Základní náležitosti faktury pro fyzickou osobu

Ať už fakturujete komukoliv, platí, že faktura musí obsahovat určité základní údaje. Tyto údaje jsou dané zákonem o dani z přidané hodnoty (pokud jste plátce DPH) nebo zákonem o účetnictví (pokud plátce nejste). Mezi ty nejdůležitější patří:

• Označení “Faktura” a její číslo: Jednoznačná identifikace dokumentu.
• Datum vystavení faktury: Kdy byla faktura vytvořena.
• Datum splatnosti faktury: Termín, do kdy musí být faktura uhrazena.
• Identifikační údaje prodávajícího (vystavitele):
  • Jméno a příjmení (nebo název společnosti)
  • Adresa sídla (nebo trvalého bydliště u živnostníka)
  • IČO (identifikační číslo osoby) – povinné pro podnikatele
  • DIČ (daňové identifikační číslo) – pokud jste plátce DPH
• Identifikační údaje kupujícího (fyzické osoby):
  • Jméno a příjmení
  • Adresa (trvalého bydliště)
• Popis fakturovaných služeb nebo zboží: Konkrétní a srozumitelný popis toho, za co fakturujete.
• Množství: Pokud se jedná o zboží, uveďte jeho množství.
• Cena za jednotku: Cena za jeden kus zboží nebo hodinu práce.
• Celková cena bez DPH (pokud jste plátce DPH).
• Výše DPH (pokud jste plátce DPH) a sazba DPH.
• Celková cena s DPH (pokud jste plátce DPH).
• Způsob úhrady: Například bankovní převod a číslo účtu.

Specifika pro fakturaci živnostníkům

Fakturujete-li fyzické osobě podnikající dle živnostenského zákona (tedy živnostníkovi), je důležité si uvědomit, že on/ona vystupuje v roli podnikatele. Proto by na faktuře měla být uvedena věta:

“Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku.”

Tato věta informuje, že váš klient je podnikatel a zjednodušuje mu účetnictví a daňové odpočty. Nemusíte uvádět žádné podrobnější informace o zápisu, jako je například číslo živnostenského listu. Důležité je pouze uvést tuto klíčovou větu.

Specifika pro fakturaci od obchodní společnosti (s.r.o., a.s. apod.)

Pokud vystavujete fakturu jako obchodní společnost, platí pro vás jiná pravidla než pro živnostníky. Na faktuře musí být uvedena formulace o zápisu v obchodním rejstříku spolu s přesnými údaji o zápisu. Konkrétně by to mělo vypadat například takto:

“Společnost zapsána v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 12345.”

Důležité je uvést:

• Název soudu, který společnost zapsal do obchodního rejstříku.
• Oddíl, ve kterém je společnost zapsána (nejčastěji C).
• Vložku, pod kterou je společnost v obchodním rejstříku vedena.

Tyto informace naleznete ve veřejně dostupném obchodním rejstříku.

Další užitečné tipy

• Používejte fakturační software: Usnadní vám práci a zajistí, že na žádný důležitý údaj nezapomenete.
• Kontrolujte údaje: Vždy pečlivě kontrolujte údaje na faktuře, zejména IČO a adresu.
• Uchovávejte kopie faktur: Faktury jsou důležité pro účetnictví a daňové účely.
• Komunikujte s klientem: Pokud si nejste jisti, jaké údaje na fakturu uvést, neváhejte se zeptat klienta.

Správné fakturování je základem pro bezproblémové podnikání. Dodržováním výše uvedených doporučení se vyhnete zbytečným komplikacím a udržíte dobré vztahy se svými klienty. A pamatujte, v případě pochybností se vždy obraťte na odborníka – účetního nebo daňového poradce.