Jak odečíst zálohu ve faktuře?

Jak správně odečíst zálohu z finální faktury: Průvodce, který vám ušetří starosti

Vystavování faktur je pro podnikatele denní chleba. A občas se setkáváme se situacemi, kdy zákazník předem zaplatí zálohu. A právě tehdy se začnou rodit otázky: Jak správně zálohu zohlednit ve finální faktuře? A jak to udělat, abychom splnili všechny zákonné požadavky? Tento článek vám ukáže, jak na to krok za krokem, a to bez nutnosti prohrabávat se hromadami právních textů.

Zapomeňte na nejasnosti: Záloha není daňový doklad

Základní kámen, který si musíme položit, je následující: Zálohová faktura a doklad o úhradě zálohy nejsou daňové doklady. To znamená, že s nimi nemůžete přímo uplatňovat DPH. Slouží pouze jako potvrzení o budoucí platbě a jejím uhrazení. Opravdový daňový doklad dostanete až s finální fakturou.

Postup krok za krokem: Jak správně odečíst zálohu

1. Zákazník uhradí zálohu: Nejprve zákazník zaplatí zálohu na budoucí zboží nebo službu. Vy mu na oplátku vystavíte potvrzení o přijaté platbě (doklad o úhradě zálohy) a zálohovou fakturu.

2. Došlo k plnění: Je čas na finální fakturu: Nyní přichází okamžik, kdy jste službu poskytli nebo zboží dodali. Je čas vystavit finální fakturu.

3. Odečtení zálohy: Klíčový krok: Na finální faktuře uveďte celkovou cenu zboží/služby, jako by žádná záloha neproběhla. Poté v samostatné položce uveďte odečet uhrazené zálohy. Tato položka musí být jednoznačně popsána, například:

   • “Odečet zálohy uhrazené dne [datum] pod číslem [číslo zálohové faktury]”
   • “Záloha uhrazená fakturou č. [číslo zálohové faktury] ze dne [datum] (odpočet)”
   • “Úhrada zálohy – viz zálohová faktura [číslo faktury] ze dne [datum]”

4. Výpočet částky k úhradě: Na faktuře spočítejte celkovou cenu zboží/služby a odečtěte hodnotu uhrazené zálohy. Výsledná částka je to, co zákazník ještě dluží doplatit.

5. Zohlednění DPH: DPH se počítá z celkové ceny zboží/služby před odečtením zálohy. Odečet zálohy se provádí až po výpočtu DPH.

Příklad pro lepší pochopení:

• Cena služby: 10 000 Kč
• DPH (21%): 2 100 Kč
• Celková cena (včetně DPH): 12 100 Kč
• Uhrazená záloha: 5 000 Kč
• Částka k úhradě: 12 100 Kč – 5 000 Kč = 7 100 Kč

Praktické tipy a doporučení:

• Software pro fakturaci: Používejte kvalitní fakturační software, který automaticky umí odečítat zálohy a zajistí správný výpočet DPH.
• Detailní popis: Ujistěte se, že položka pro odečet zálohy je dostatečně detailně popsána, aby bylo jasné, ke které zálohové faktuře se odečet vztahuje.
• Archivace dokladů: Pečlivě archivujte všechny zálohové faktury, doklady o úhradě záloh a finální faktury.
• Konzultace s účetním: Pokud si nejste jistí, neváhejte se poradit se svým účetním, který vám pomůže správně nastavit proces fakturace záloh.

Proč je správné odečtení zálohy důležité?

Správné odečtení zálohy je klíčové pro:

• Přehlednost fakturace: Zákazník jasně vidí, jaká částka již byla uhrazena a kolik ještě dluží doplatit.
• Soulad s legislativou: Správným postupem se vyhnete problémům s daňovými úřady.
• Profesionální image: Jasné a srozumitelné faktury budují důvěru zákazníků.

Dodržováním těchto jednoduchých kroků se stanete mistrem v odečítání záloh a vaše faktury budou vždy přehledné, správné a v souladu se zákonem. A to je něco, co ocení jak vaši zákazníci, tak i daňový úřad.