Como descrever a situação-problema?

Desvendando a Situação-Problema: Uma Abordagem Estruturada

A descrição de uma situação-problema é fundamental para qualquer processo de solução de problemas. Ela precisa ser precisa, concisa e abranger os fatos relevantes, permitindo a compreensão clara do que está acontecendo e por que. A metodologia 5W2H (Quem, Onde, O quê, Quando, Por quê, Como e Quanto) oferece uma estrutura eficaz para detalhar o problema, garantindo objetividade e direcionando a busca por soluções.

Diferentemente de uma mera constatação de que “há um problema”, uma descrição adequada vai além, desvendando suas nuances e permitindo a construção de um entendimento completo da situação. O objetivo não é apenas apresentar o problema, mas, sobretudo, preparar o terreno para a elaboração de estratégias de intervenção.

A Importância da Concisão e da Objetividade:

A descrição da situação-problema deve evitar excesso de detalhes irrelevantes. O foco deve estar em apresentar os fatos crucialmente importantes para entender o problema e, de forma crucial, direcionar a busca por soluções. Detalhes superficiais ou discussões subjetivas sobre o problema devem ser evitados, priorizando sempre uma apresentação objetiva.

A Metodologia 5W2H em Ação:

A metodologia 5W2H proporciona uma estrutura clara e abrangente para a descrição, encorajando a responder às seguintes perguntas:

• Quem: Quem está sendo afetado pelo problema? Quem é o responsável por resolvê-lo? A identificação de todos os envolvidos permite uma análise mais completa da situação, possibilitando a compreensão das diferentes perspectivas e responsabilidades.

• Onde: Onde o problema está ocorrendo? Estabelecer o local exato do problema ajuda a identificar os possíveis fatores contribuintes e a delimitar as áreas impactadas.

• O quê: O que está errado? Detalhe os sintomas e características do problema. Utilize dados concretos e mensuráveis. Evite interpretações subjetivas ou especulações.

• Quando: Quando o problema começou? Quando ele está afetando a rotina? A cronologia do problema é essencial para identificar padrões, tendências e impactos ao longo do tempo.

• Por quê: Por que o problema está acontecendo? Quais são as causas prováveis? A investigação da causa raiz é crucial para a elaboração de soluções eficazes.

• Como: Como o problema está afetando as atividades? Detalhe os processos que estão sendo prejudicados pelo problema. Esta pergunta foca nas consequências práticas e tangíveis do problema.

• Quanto: Quanto custa o problema? Quanto tempo ele está afetando as atividades? A quantificação do impacto do problema em termos financeiros e de tempo auxilia na priorização da resolução.

Exemplo Prático:

Imagine que uma empresa está enfrentando atrasos na entrega de produtos. Uma descrição da situação-problema utilizando o 5W2H poderia ser:

• Quem: Clientes, equipe de logística, setor de produção.

• Onde: Centro de distribuição.

• O quê: Atrasos na entrega de 150 produtos nos últimos 3 dias.

• Quando: A partir de terça-feira passada.

• Por quê: Falta de comunicação entre as equipes de produção e logística.

• Como: Atraso de 2 a 3 dias nas entregas, gerando insatisfação dos clientes.

• Quanto: Estima-se prejuízo financeiro de R$5.000,00 por dia devido à perda de vendas e reclamações.

Ao utilizar o 5W2H, a descrição da situação-problema torna-se mais completa, objetiva e direcionada para a busca de soluções eficazes. Esta estrutura fornece a base necessária para a tomada de decisão, permitindo que as intervenções sejam focadas e produtivas.