O que é descrição de problema?

Desvendando a Descrição de Problema: Mais do que Palavras, uma Solução em Construção

Em qualquer contexto – seja no trabalho, em um projeto pessoal ou até mesmo em uma simples conversa – descrever um problema de forma eficaz é crucial para encontrar soluções. Uma descrição pobre pode levar a mal-entendidos, esforços desnecessários e, em última instância, à falha em resolver a questão. Mas o que exatamente significa descrever um problema de forma adequada? E como podemos garantir que a nossa descrição seja clara, concisa e efetiva?

A descrição de um problema não é simplesmente uma lista de reclamações ou uma narrativa vaga do que está acontecendo. É um relato objetivo e estruturado que busca fornecer todas as informações necessárias para a compreensão e a resolução do problema. Ela funciona como a base sólida sobre a qual se constroem as estratégias de solução.

Para garantir uma descrição completa e eficiente, a utilização da metodologia 5W2H se mostra extremamente útil. Essa ferramenta, derivada da engenharia, auxilia na organização das informações e na prevenção de lacunas de compreensão. Vamos detalhar cada um dos elementos:

• Quem (Who?): Identifica as pessoas envolvidas no problema. Quem está afetado? Quem é responsável? Se o problema envolve um sistema, quem o utiliza? A especificação do “quem” contextualiza o problema e ajuda a delimitar o escopo.

• O quê (What?): Descreve o próprio problema de forma objetiva e precisa. Quais são os sintomas? Quais são as consequências? Evite julgamentos de valor e foque nos fatos observáveis. Por exemplo, ao invés de “o sistema está muito lento”, prefira “o tempo de resposta do sistema excede 5 segundos em 80% das operações”.

• Onde (Where?): Localiza o problema. Onde ele ocorre? Em qual sistema, departamento, localização geográfica? A precisão geográfica ou sistêmica é fundamental para a investigação e solução.

• Quando (When?): Define a temporalidade do problema. Quando ele começou? Ele ocorre com regularidade? A frequência e a data de início são informações cruciais para identificar padrões e causas.

• Por que (Why?): Busca a raiz do problema. Quais são as possíveis causas? Essa é a parte mais desafiadora, exigindo análise e investigação. Hipóteses podem ser levantadas, mas é importante diferenciar suposições de fatos comprovados.

• Como (How?): Explica o funcionamento do problema. Como ele se manifesta? Quais são os passos para reproduzir o problema (se aplicável)? Descrever o processo ajuda a entender o contexto e a identificar pontos críticos.

• Quanto (How much?): Quantifica o problema. Quais são os custos, o impacto, a frequência, a extensão do problema? Dados quantitativos dão peso à descrição e ajudam a priorizar a solução.

Ao aplicar a metodologia 5W2H à descrição de um problema, aumenta-se significativamente a chance de uma resolução eficiente e eficaz. A clareza e a concisão são fundamentais, evitando jargões desnecessários e focando na transmissão objetiva das informações. Lembre-se: uma descrição bem feita é o primeiro passo para resolver qualquer problema.