Ile czasu pracodawca przechowuje akta osobowe?

Ile czasu pracodawca przechowuje akta osobowe? Nowe zasady

Od 1 stycznia 2019 roku przepisy dotyczące przechowywania akt osobowych pracowników uległy istotnej zmianie. Zmieniono termin, w którym pracodawca musi archiwizować dokumenty związane z zatrudnieniem. To przełomowe rozwiązanie znacząco skraca okres przechowywania dokumentów, wpływa na koszty archiwizacji i ma istotne implikacje dla zarządzania dokumentacją w firmach.

Nowe zasady:

Od 2019 roku, dla osób zatrudnionych na podstawie umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania akt osobowych skrócono do 10 lat. Dotyczy to wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z zatrudnieniem, takich jak umowy o pracę, świadectwa pracy, sprawozdania z ocen okresowych, a także dokumenty dotyczące szkoleń, awansów i innych zmian w zakresie zatrudnienia.

Istotna zmiana:

Ważne jest podkreślenie, że zmiana dotyczy nowych umów o pracę. Dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania akt osobowych nadal wynosi 50 lat, jak w dotychczasowych przepisach.

Cele i konsekwencje zmiany:

Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych ma na celu przede wszystkim:

• Oszczędność miejsca i kosztów: Mniejsze archiwum wymaga mniejszej powierzchni, mniej miejsca na magazynowanie i mniej nakładów finansowych na jego utrzymanie.
• Ułatwienie zarządzania dokumentacją: Uproszczenie procesów związanych z zarządzaniem aktami osobowymi i ich dostępem.
• Adaptacja do zmieniających się potrzeb: Przesunięcie akcentu na dokumentację niezbędną do ewentualnych dochodzeń w krótszym okresie czasu.

Ważne uwagi:

Pomimo skrócenia terminu przechowywania, pracodawcy nadal muszą przestrzegać zasad dotyczących ochrony danych osobowych. Dokumentacja powinna być bezpiecznie przechowywana, a dostęp do niej powinien być ograniczony do uprawnionych osób. Dodatkowo, w niektórych przypadkach, przepisy wymagają dłuższego przechowywania określonych dokumentów. Pracodawcy powinni zapoznać się z szczegółowymi przepisami i interpretacja, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych.

Podsumowanie:

Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych pracowników do 10 lat (od 2019 roku dla nowych umów) to istotna zmiana w prawie pracy, przynosząca korzyści praktyczne dla pracodawców. Ważne jest, aby pracodawcy zrozumieli nową regulację i dostosowali swoje procedury archiwizacyjne, dbając jednocześnie o zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.