Co napisać w mailu z reklamacja?

Jak napisać skuteczną reklamację – krok po kroku

Reklamacja to nieprzyjemność, ale napisana poprawnie może przynieść oczekiwane rezultaty. Kluczem jest precyzja i systematyczne przedstawienie sprawy. Zamiast ogólnikowych stwierdzeń, skupmy się na konkretnych faktach. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak napisać skuteczny e-mail z reklamacją, minimalizując ryzyko odrzucenia.

1. Temat maila: Jasny i konkretny.

Zamiast enigmatycznego “Reklamacja”, lepiej użyć “Reklamacja [Numer zamówienia/faktury] – [Imię i nazwisko] – [Nazwa produktu]”. To natychmiast informuje odbiorcę o przedmiocie korespondencji i ułatwia mu identyfikację sprawy.

2. Dane osobowe i kontaktowe:

Na początku maila podaj swoje pełne imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu oraz adres e-mail. Ułatwi to kontakt w razie potrzeby.

3. Dane sprzedawcy:

Jasno wskaż, do kogo kierujesz reklamację. Podaj nazwę firmy, adres siedziby i, jeśli posiadasz, numer NIP.

4. Szczegółowy opis zakupu:

Podaj datę zakupu (dzień, miesiąc, rok), numer zamówienia (jeśli go posiadasz), numer faktury oraz formę płatności. Jeśli zakupu dokonano w sklepie stacjonarnym, warto podać nazwę i adres sklepu.

5. Dokładny opis wady:

To najważniejszy element reklamacji. Unikaj ogólników typu “produkt jest uszkodzony”. Opisz wadę szczegółowo, wskazując konkretne niezgodności z umową lub opisem produktu. Użyj zdjęć i/lub filmów, jeśli to możliwe – wizualne dowody znacznie zwiększają szansę na pozytywne rozpatrzenie reklamacji. Przykładowo, zamiast “Kurtka jest zniszczona”, napisz: “Kurtka posiada rozdarcie o długości 5cm na lewym rękawie, w okolicy łokcia. (Załączam zdjęcia).”

6. Określenie żądania:

Jasno i jednoznacznie określ swoje żądanie. Możesz żądać:

• Naprawy: “Żądam naprawy wadliwej kurtki.”
• Wymiany na nowy produkt: “Żądam wymiany wadliwej kurtki na nowy, pełnowartościowy egzemplarz.”
• Zwrotu pieniędzy: “Żądam zwrotu pełnej kwoty za wadliwą kurtkę.”

Wybór żądania zależy od okoliczności i możliwości sprzedawcy. Pamiętaj, że sprzedawca ma prawo zaproponować inne rozwiązanie, zgodne z prawem.

7. Załączniki:

Do maila dołącz dowód zakupu (fakturę, paragon, potwierdzenie transakcji online). Załącz również zdjęcia i/lub filmy dokumentujące wadę produktu.

8. Podsumowanie i data:

Na koniec podsumuj swoją reklamację i podaj datę wysłania maila.

Przykład:

Temat: Reklamacja #12345 – Jan Kowalski – Uszkodzony blender

Szanowni Państwo,

piszę w sprawie reklamacji uszkodzonego blendera zakupionego w Państwa sklepie internetowym w dniu 15.10.2023 (numer zamówienia: #12345, numer faktury: 67890). Blender przestał działać po dwóch tygodniach użytkowania. Silnik nie uruchamia się, a po włączeniu słychać jedynie dziwny, charakterystyczny dźwięk. (Załączam film prezentujący problem).

Żądam wymiany blendera na nowy, pełnowartościowy egzemplarz. Do maila załączam kopię faktury zakupu oraz film wideo.

Z poważaniem,

Jan Kowalski
[adres]
[telefon]
[email]
[data]

Pamiętaj, że uprzejmy i rzeczowy ton znacznie zwiększa szanse na pozytywne rozpatrzenie reklamacji. Unikaj emocjonalnych wypowiedzi i skup się na przedstawieniu faktów. Jeśli pierwsza reklamacja nie przyniesie efektu, rozważ skorzystanie z pomocy rzecznika praw konsumenta lub organizacji konsumenckich.

#Reklamacja Mail#Wada Produktu#Zwrot Towaru