Czy były pracownik ma wgląd do swoich akt osobowych?

Wgląd byłego pracownika do akt osobowych – co warto wiedzieć?

Prawo do wglądu w akta osobowe przysługuje nie tylko obecnym, ale także byłym pracownikom. Choć wydaje się to oczywiste, w praktyce pojawiają się wątpliwości i trudności w egzekwowaniu tego uprawnienia. Niniejszy artykuł skupi się na praktycznych aspektach dostępu do akt po ustaniu stosunku pracy, wykraczając poza proste stwierdzenie, że takie prawo istnieje.

Podstawą prawną dostępu do akt osobowych jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO). Artykuł 15 RODO gwarantuje prawo dostępu do danych osobowych, co w kontekście stosunku pracy oznacza również dostęp do akt osobowych, nawet po jego zakończeniu.

Jak uzyskać dostęp do akt?

Kluczowe jest złożenie pisemnego wniosku do byłego pracodawcy. Wniosek nie musi mieć sztywnej formy, ale powinien jasno wskazywać żądanie dostępu do akt osobowych. Dobrą praktyką jest sprecyzowanie, czy chodzi o wgląd, kopie, czy też oba te żądania. Wskazanie konkretnego sposobu udostępnienia akt (np. odbiór osobisty, przesłanie pocztą, udostępnienie elektroniczne) może usprawnić proces.

Co obejmuje prawo wglądu?

Były pracownik ma prawo dostępu do wszystkich informacji zawartych w jego aktach osobowych, w tym do dokumentów dotyczących:

• przebiegu zatrudnienia,
• wynagrodzenia,
• ocen pracowniczych,
• szkoleń,
• kar porządkowych,
• przyczyn rozwiązania umowy o pracę.

Ograniczenia w dostępie do akt

Należy pamiętać, że prawo wglądu nie jest absolutne. W wyjątkowych sytuacjach pracodawca może odmówić dostępu do niektórych informacji, np. jeśli naruszałoby to prawa innych osób (np. dane osobowe współpracowników zawarte w opiniach). Taka odmowa musi być jednak uzasadniona i oparta na przepisach prawa.

Co zrobić w przypadku odmowy dostępu?

W przypadku odmowy udostępnienia akt lub utrudniania dostępu, były pracownik ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Może również dochodzić swoich praw na drodze sądowej.

Podsumowanie

Dostęp do akt osobowych jest istotnym uprawnieniem byłego pracownika, gwarantującym transparentność i kontrolę nad przetwarzanymi danymi. Złożenie formalnego wniosku to pierwszy krok do skorzystania z tego prawa. W przypadku napotkanych trudności warto skorzystać z pomocy prawnej lub zgłosić sprawę do PUODO. Pamiętaj, że znajomość swoich praw to klucz do ich skutecznej ochrony.