Czy pracodawca ma obowiązek dać kopię umowy?

Kopia umowy o pracę: Prawa pracownika i obowiązki pracodawcy – Perspektywa 2024

Podpisanie umowy o pracę to fundament każdej relacji pracownik-pracodawca. Dokument ten definiuje prawa i obowiązki obu stron, stanowiąc podstawę bezpieczeństwa prawnego i stabilności zatrudnienia. Powstaje zatem naturalne pytanie: czy pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi kopię zawartej umowy? Odpowiedź, choć pozornie prosta, wymaga doprecyzowania.

Bezwzględny obowiązek wydania kopii – tak, ale nie od razu.

Polskie prawo pracy, a konkretnie art. 29 § 2 Kodeksu pracy, nakłada na pracodawcę obowiązek potwierdzenia na piśmie warunków zatrudnienia pracownika, nie później niż w dniu rozpoczęcia pracy. Oznacza to, że pracownik musi otrzymać pisemne potwierdzenie treści umowy przed faktycznym przystąpieniem do wykonywania obowiązków. To potwierdzenie, w praktyce, najczęściej przybiera formę egzemplarza umowy o pracę dla pracownika. Choć przepisy nie używają wprost sformułowania “kopia umowy”, to w efekcie pracownik standardowo otrzymuje swoją własną, identyczną wersję zawartego porozumienia.

Co jednak, jeśli kopia umowy nie została wydana od razu, lub zaginęła?

Prawo pracy nie przewiduje konkretnych sankcji za niewydanie umowy w dniu rozpoczęcia pracy. Niemniej, brak dokumentu w rękach pracownika stawia go w gorszej pozycji dowodowej w razie ewentualnych sporów. W takim przypadku pracownik ma prawo do wglądu do swoich akt osobowych.

Dostęp do akt osobowych – alternatywna ścieżka do kopii umowy.

Pracodawca jest zobligowany do udostępnienia pracownikowi akt osobowych na jego wniosek. Wniosek ten może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej. W aktach osobowych znajduje się oryginał umowy o pracę, a także wszelkie aneksy do niej. Pracownik ma prawo do swobodnego zapoznania się z zawartością akt oraz do sporządzania notatek i odpisów.

Co ważne, wgląd do akt osobowych obejmuje również prawo do uzyskania kopii dokumentów. Choć przepisy nie regulują tego wprost, to odmawianie sporządzenia kopii (w rozsądnym zakresie, np. umowy o pracę i aneksów) byłoby uznane za naruszenie praw pracownika. Nie istnieją przeszkody prawne, aby pracownik poprosił o oficjalną kopię umowy o pracę w dowolnym momencie trwania stosunku pracy, powołując się na prawo do wglądu w akta osobowe.

W praktyce:

• Zazwyczaj pracodawcy wydają kopię umowy o pracę w momencie jej podpisywania. Jest to najprostsze i najbezpieczniejsze rozwiązanie dla obu stron.
• Jeśli kopia nie została wydana od razu, należy niezwłocznie poprosić o nią pracodawcę. W przypadku braku reakcji, należy złożyć formalny wniosek o wgląd do akt osobowych.
• W razie trudności z uzyskaniem dostępu do akt osobowych lub kopii umowy, warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.

Podsumowując:

Choć prawo nie narzuca dosłownego obowiązku wydania “kopii” umowy o pracę poza momentem rozpoczęcia zatrudnienia, to pracownik posiada skuteczne narzędzie w postaci prawa do wglądu do akt osobowych, które de facto umożliwia uzyskanie duplikatu tego kluczowego dokumentu. Świadomość tych praw pozwala na budowanie transparentnej i opartej na wzajemnym zaufaniu relacji pracownik-pracodawca.