Czy pracownik ma prawo zobaczyć swoje akta osobowe?

Prawo pracownika do wglądu do akt osobowych – nie tylko prawo, ale i konieczność

Kwestia dostępu pracownika do własnych akt osobowych budzi wiele pytań. Choć wydaje się oczywiste, że pracownik ma prawo poznać informacje na swój temat gromadzone przez pracodawcę, praktyka bywa różna, a nieznajomość przepisów może prowadzić do niepotrzebnych konfliktów. Ten artykuł wyjaśni, jakie prawa przysługują pracownikowi w tym zakresie i jak skutecznie z nich skorzystać.

Podstawą prawną prawa do wglądu do akt osobowych jest przede wszystkim Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO). Prawo to jest nie tylko uprawnieniem, ale wręcz obowiązkiem pracodawcy wynikającym z zasady transparentności przetwarzania danych. Pracownik ma prawo wiedzieć, jakie informacje na jego temat są gromadzone, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej. To nie tylko kwestia ciekawości, ale również element kontroli nad własnymi danymi osobowymi i zabezpieczenia przed ewentualnymi błędami lub nieprawidłowościami.

Zakres prawa wglądu: Prawo to obejmuje dostęp do całości akt osobowych, a więc wszelkich dokumentów dotyczących pracownika, zgromadzonych przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem. Mogą to być m.in.: umowa o pracę, świadectwa pracy, zaświadczenia lekarskie, dokumenty dotyczące szkoleń, oceny pracownicze, protokoły rozmów dyscyplinarnych, a nawet korespondencja dotycząca pracownika. Oczywiście, prawo do wglądu nie obejmuje informacji, których ujawnienie mogłoby naruszyć interesy innych osób, zgodnie z przepisami prawa.

Procedura udostępniania: Pracownik powinien złożyć pisemny wniosek o udostępnienie akt osobowych do pracodawcy (byłego pracodawcy również!). Pracodawca ma obowiązek udostępnienia akt w terminie określonym w przepisach (zwykle 14 dni). Forma udostępnienia powinna zapewnić pracownikowi swobodny wgląd w treść dokumentów. Może to nastąpić poprzez bezpośredni wgląd do akt w obecności pracownika lub poprzez sporządzenie kopii dokumentów (z zastrzeżeniem możliwości pobierania opłat za kopie zgodnie z przepisami). Odmowa udostępnienia akt osobowych stanowi bezpośrednie naruszenie RODO.

Co zrobić w przypadku odmowy? W przypadku odmowy udostępnienia akt osobowych lub utrudniania wglądu, pracownik ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). UODO jest organem nadzorczym, który ma kompetencje do kontrolowania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i nakładania sankcji na administratorów danych, którzy naruszają te przepisy. Skuteczna skarga może przynieść pozytywne rozstrzygnięcie i zapewnić pracownikowi dostęp do jego akt osobowych.

Podsumowując, prawo do wglądu do akt osobowych jest fundamentalnym prawem pracownika, wynikającym z przepisów o ochronie danych osobowych. Znając swoje prawa i procedury, każdy pracownik może skutecznie zadbać o ochronę swoich danych i zapewnić sobie transparentność stosunków z pracodawcą. Nie wahaj się skorzystać z przysługujących Ci uprawnień, a w razie problemów – zwróć się po pomoc do specjalistów.