Jak liczyć 10-letni okres przechowywania akt osobowych?

10 Lat i Dłużej: Jak Prawidłowo Liczyć Okres Przechowywania Akt Osobowych po Zakończeniu Zatrudnienia?

W gąszczu przepisów prawa pracy, jedno z zagadnień, które często sprawia trudności pracodawcom, to prawidłowe liczenie okresu przechowywania akt osobowych byłych pracowników. Błędne obliczenia mogą prowadzić do problemów z kontrolami, a nawet konsekwencji prawnych. Kluczową zasadą, która definiuje ten proces, jest powiązanie początku okresu przechowywania z rokiem kalendarzowym zakończenia stosunku pracy, a nie z samą datą rozwiązania umowy. Niniejszy artykuł ma na celu wyjaśnić to zagadnienie w sposób jasny i praktyczny, aby uniknąć nieporozumień.

Fundament: Data Zakończenia Stosunku Pracy, a Rok Kalendarzowy

Podstawą prawidłowego liczenia jest uświadomienie sobie, że nie liczymy 10 lat od dnia rozwiązania umowy o pracę, a od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym ta umowa została rozwiązana. To fundamentalna różnica, która ma ogromny wpływ na ostateczny termin zniszczenia lub przekazania dokumentacji do archiwum państwowego (w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy).

Przykład Praktyczny: Klucz do Zrozumienia

Wyobraźmy sobie pracownika, który zakończył zatrudnienie 15 grudnia 2023 roku. Choć jego ostatni dzień pracy przypadł w grudniu, to 10-letni okres przechowywania akt osobowych nie rozpoczyna się w grudniu 2023 roku. Zaczyna się dopiero 1 stycznia 2024 roku. Oznacza to, że akta osobowe tego pracownika powinny być przechowywane co najmniej do 31 grudnia 2033 roku.

Dlaczego Tak Się Dzieje? Uzasadnienie Prawne

Takie podejście wynika z przepisów prawa pracy, a konkretnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu Pracy oraz rozporządzeń wykonawczych. Intencją ustawodawcy było ujednolicenie procesu archiwizacji i eliminacja konieczności śledzenia dokładnych dat rozwiązania umowy każdego pracownika. Zamiast tego, stosuje się prostszy i bardziej przejrzysty system, oparty na roku kalendarzowym.

Co Zawiera Się w Aktach Osobowych?

Pamiętajmy, że do akt osobowych zalicza się szeroki zakres dokumentów, m.in.:

• Dokumenty rekrutacyjne (CV, list motywacyjny, kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje)
• Dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia (umowy o pracę, aneksy, zaświadczenia, świadectwa pracy)
• Dokumenty związane z karami porządkowymi i nagrodami
• Dokumentacja związana z urlopami
• Inna dokumentacja związana ze stosunkiem pracy.

Co Po Upływie 10 Lat?

Po upływie 10-letniego okresu przechowywania, pracodawca ma obowiązek zniszczyć akta osobowe w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą, chyba że istnieją inne podstawy prawne (np. postępowanie sądowe) do ich dalszego przechowywania. W przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy, akta przekazywane są do archiwum państwowego.

Wnioski i Dobre Praktyki

Prawidłowe liczenie okresu przechowywania akt osobowych jest kluczowe dla zachowania zgodności z prawem i uniknięcia problemów. Oto kilka dobrych praktyk:

• Stwórz system monitorowania terminów: Używaj kalendarza lub oprogramowania HR do śledzenia, kiedy upływa okres przechowywania akt poszczególnych pracowników.
• Szkol pracowników: Upewnij się, że osoby odpowiedzialne za prowadzenie akt osobowych są przeszkolone w zakresie obowiązujących przepisów.
• Konsultuj się z ekspertem: W razie wątpliwości, skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy lub firmą zajmującą się archiwizacją dokumentów.
• Regularnie aktualizuj wiedzę: Przepisy prawa pracy podlegają zmianom, dlatego ważne jest, aby być na bieżąco z aktualnymi regulacjami.

Przestrzeganie tych zasad pozwoli uniknąć błędów i zapewni zgodność z obowiązującymi przepisami, minimalizując ryzyko potencjalnych problemów prawnych. Pamiętaj: 1 stycznia roku następującego po roku zakończenia zatrudnienia to data, od której wszystko się zaczyna!