Kto może przeglądać akta osobowe pracownika?

Tajemnica akt osobowych – kto ma prawo wglądu?

Akta osobowe pracownika stanowią zbiór poufnych informacji dotyczących jego zatrudnienia, a ich ochrona jest kluczowa dla poszanowania prywatności i godności jednostki. Kwestia dostępu do tych dokumentów jest ściśle uregulowana prawnie i nie podlega dowolnej interpretacji. Wbrew rozpowszechnionym mitom, wgląd w akta osobowe nie jest prawem powszechnym, a krąg uprawnionych osób jest niezwykle ograniczony.

Podstawową zasadą jest ograniczenie dostępu do informacji zawartych w aktach osobowych wyłącznie do osób, które potrzebują tych informacji do wykonywania swoich obowiązków służbowych. Nie jest to więc prawo automatycznie przysługujące przełożonym, kolegom z pracy czy innym osobom zainteresowanym.

Kto zatem może przeglądać akta osobowe pracownika?

Kluczowym elementem jest pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych, którym zazwyczaj jest pracodawca lub osoba przez niego upoważniona. To upoważnienie nie może być ogólnikowe, lecz musi precyzyjnie określać zakres uprawnień w zakresie przetwarzania danych osobowych. Oznacza to jednoznaczne wskazanie, do jakich konkretnych dokumentów i informacji dana osoba ma prawo dostępu, a także cel tego dostępu. Na przykład, upoważnienie może zezwalać na wgląd jedynie do dokumentów związanych z oceną pracowniczą, a nie do całości akt.

Upoważnienie musi być wydane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa o ochronie danych, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Oznacza to, że musi uwzględniać zasady minimalizacji danych, celowości oraz proporcjonalności.

Brak pisemnego upoważnienia jednoznacznie uniemożliwia wgląd w akta osobowe. Nawet osoby zajmujące wysokie stanowiska w firmie, bez takiego upoważnienia, nie mają prawa przeglądać dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych.

Prawo wglądu przysługuje samemu pracownikowi, który ma prawo dostępu do swoich danych osobowych. Jednakże, nawet w tym przypadku, prawo to nie jest nieograniczone i może zostać ograniczone w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

Podsumowując, dostęp do akt osobowych pracownika jest ściśle regulowany i podlega rygorystycznym zasadom. Tylko osoby posiadające precyzyjnie określone pisemne upoważnienie od administratora danych, zgodne z RODO, mogą przeglądać te dokumenty. Każde naruszenie tych zasad może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi. Zachowanie poufności danych osobowych jest obowiązkiem każdego pracodawcy i wszystkich osób mających do nich dostęp.