Po jakim czasie można wyrzucić fakturę?

Sekret Pięciu Lat: Kiedy Możesz Bezpiecznie Pozbyć Się Starych Faktur?

Faktury, te niepozorne kawałki papieru (lub pliki w cyfrowym świecie), to nie tylko potwierdzenie transakcji. To również kluczowy element dokumentacji księgowej, który ma istotne znaczenie dla każdego przedsiębiorcy i podatnika. Ale po jakim czasie faktury przestają być obowiązkowe i możemy je bez obaw wyrzucić? Odpowiedź kryje się w przepisach podatkowych i sprowadza się do magicznej liczby: pięć lat.

Dlaczego pięć lat?

Zgodnie z polskim prawem podatkowym, faktury muszą być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że nie wystarczy policzyć pięć lat od daty wystawienia faktury. Kluczowy jest rok, w którym upłynął termin płatności podatku, który dana faktura dokumentuje.

Przykładowo:

Załóżmy, że wystawiłeś fakturę 15 listopada 2017 roku. Termin płatności podatku VAT z tej faktury przypadał na 25 stycznia 2018 roku (za miesiąc listopad 2017). W związku z tym, okres przechowywania faktury rozpoczyna się od końca roku 2018 i trwa do końca roku 2023. Oznacza to, że dopiero po 31 grudnia 2023 roku możesz bezpiecznie pozbyć się tej faktury.

Co to znaczy “bezpiecznie się pozbyć”?

“Bezpiecznie się pozbyć” oznacza, że faktury te nie będą już potrzebne podczas ewentualnej kontroli podatkowej lub audytu. Organy kontrolne mają prawo weryfikować prawidłowość rozliczeń podatkowych za okres do 5 lat wstecz, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Po upływie tego czasu, obowiązek przechowywania dokumentów wygasa.

Przechowywać w formie papierowej czy elektronicznej?

Przepisy dopuszczają przechowywanie faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ważne jest, aby dokumenty były czytelne, autentyczne i integralne przez cały okres przechowywania. W przypadku faktur elektronicznych, należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenia, aby zapobiec ich utracie lub uszkodzeniu. Często rekomenduje się tworzenie kopii zapasowych i przechowywanie ich w różnych lokalizacjach.

Ostrożność przede wszystkim:

Chociaż 5 lat to generalna zasada, warto zachować ostrożność. W niektórych przypadkach, takich jak spory prawne lub specyficzne transakcje, okres przechowywania dokumentów może być dłuższy. Ponadto, jeśli faktura dotyczy amortyzacji środka trwałego, okres jej przechowywania może być powiązany z okresem amortyzacji tego środka.

Podsumowując:

• Faktury należy przechowywać przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, którego faktura dotyczy.
• W 2023 roku, z reguły, możesz bezpiecznie zniszczyć faktury z 2017 roku (i starsze), pod warunkiem, że termin płatności podatku za rok 2017 upłynął w 2018 roku.
• Zabezpiecz faktury przez cały okres przechowywania, dbając o ich czytelność, autentyczność i integralność.
• Rozważ przechowywanie faktur w formie elektronicznej, ale zadbaj o odpowiednie zabezpieczenia.
• W przypadku wątpliwości, skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.

Pamiętaj, że przestrzeganie terminów przechowywania faktur to klucz do uniknięcia nieprzyjemnych konsekwencji podczas kontroli podatkowych. Dzięki tej wiedzy, zarządzanie dokumentacją firmową stanie się prostsze i bardziej efektywne.