Jak zaksięgować zakup pakietu Office?

Księgowanie zakupu pakietu Microsoft Office: Nie tylko 020!

Zakup pakietu Microsoft Office, niezbędnego narzędzia w wielu firmach, często rodzi pytania dotyczące jego prawidłowego zaksięgowania. Powszechnie spotykana informacja o księgowaniu na koncie 020 “Wartości niematerialne i prawne” nie zawsze jest właściwa i wymaga głębszej analizy. Kluczem do poprawnego zaksięgowania jest zrozumienie specyfiki nabytej licencji oraz przewidywanego okresu jej użytkowania.

Licencja wieczysta a subskrypcja – dwa różne podejścia:

Współcześnie Microsoft oferuje dwa główne modele licencjonowania pakietu Office:

• Licencja wieczysta (wersje “box”): To tradycyjny model, w którym nabywamy oprogramowanie na stałe. W tym przypadku, jeśli umowa licencyjna przewiduje użytkowanie dłuższe niż rok, zakup faktycznie księgujemy jako wartość niematerialną i prawną (konto 020). Następnie, zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami rachunkowości, amortyzujemy tę wartość w czasie, rozkładając koszt na przewidywany okres użytkowania.

• Subskrypcja (Microsoft 365): Ten model zyskuje coraz większą popularność. Opłacamy regularną subskrypcję, która daje nam dostęp do pakietu Office oraz innych usług w chmurze. Kluczowa różnica: w modelu subskrypcyjnym nie nabywamy prawa własności do oprogramowania, a jedynie prawo do jego użytkowania przez określony czas. Zatem, nie księgujemy subskrypcji na koncie 020. Opłaty za Microsoft 365 traktujemy jako koszty usług obcych i księgujemy na kontach zespołu 4, np. 401 “Usługi obce”. Konkretne konto powinno odzwierciedlać charakter usługi, np. “Dostęp do oprogramowania biurowego w chmurze”.

Okres użytkowania krótszy niż rok – uproszczenie:

Zarówno w przypadku licencji wieczystej, jak i subskrypcji, jeśli przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok, możemy uprościć księgowanie i potraktować wydatek jako koszt bieżący. W przypadku licencji wieczystej będzie to koszt jednorazowy, a w przypadku subskrypcji – koszt okresowy. Księgujemy go wtedy bezpośrednio w kosztach działalności operacyjnej, na kontach zespołu 4, np. 401 “Usługi obce” lub w zależności od specyfiki firmy, np. 404 “Zużycie materiałów i energii”.

Podsumowanie:

Prawidłowe zaksięgowanie zakupu pakietu Office zależy od rodzaju nabytej licencji oraz przewidywanego okresu użytkowania. Nie zawsze konto 020 jest właściwym wyborem. Należy pamiętać o różnicy między licencją wieczystą a subskrypcją i odpowiednio dostosować sposób księgowania. W przypadku wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z księgowym.