ビジネスメールで「承知しました」と伝える英語は？

ビジネスメールで「承知しました」を伝える英語表現：状況別の最適な選択

ビジネスシーンで「承知しました」と伝える際、単に「OK」と言うだけでは不十分な場合があります。受け取った情報や依頼内容に対するあなたの理解度、そして関係者との関係性を適切に表現することが重要です。メールのトーンは、相手との関係性やメールの内容によって大きく変化します。 「承知しました」を伝える英語表現は、状況に応じて使い分ける必要があります。

丁寧な場面

• Acknowledged: これは最もフォーマルな表現の一つです。相手からの要求や情報を確実に受け取ったことを明確に伝えたい場合に適しています。特に、重要な決定や契約に関するメールで有効です。「承認しました」というニュアンスも含まれていますので、その点も考慮すると良いでしょう。

例: “Your request for the revised proposal is acknowledged. We will submit it by Friday.”

• Understood: 「理解しました」という意味で、相手の話や指示を理解したことを伝えるのに適切です。要求内容に同意するかどうかは不明瞭な場合、よりニュートラルな表現として使えます。

例: “I understand your concerns regarding the project timeline. Let’s discuss possible solutions.”

• Got it: 比較的フォーマルな場面でも使えますが、Acknowledgedよりも少しカジュアルなニュアンスがあります。迅速な対応が必要な場合や、すでに関係性がある相手とのメールで効果的です。

例: “Got it. I’ll send the updated report to your inbox by 5 PM.”

• I’m happy to: 「喜んで」というニュアンスを含み、相手に協力的であることを伝えることができます。相手に好印象を与えたい場合に適しています。

例: “I’m happy to provide you with the details you requested about the new marketing campaign.”

カジュアルな場面

• OK: 最も一般的な表現で、非常にカジュアルな場面で使えます。しかし、ビジネスメールでは、もう少し丁寧な表現を選ぶとより良い印象を与えられます。

• Sounds good: 相手との関係性が良好で、カジュアルなやり取りが許される場合に最適です。話し言葉のような自然な印象を与えます。

例: “Sounds good. I’ll schedule a meeting for next Tuesday.”

確実性を強調したい場面

• Certainly: 確実な同意を示したい場合に有効です。相手からの要求や指示に強く同意する意思を明確に伝えたい時に適しています。

例: “Certainly, we will adjust the budget accordingly to your proposal.”

• Definitely: Certainlyと同様に確実性を強調する表現です。同意に自信を持っていることを相手に伝えることができます。

例: “Definitely, I’ll send you the document by the end of the day.”

重要なポイント：文脈を考慮する

どの表現を選ぶにしても、文脈を考慮することが重要です。単に「承知しました」と言うのではなく、相手からの要求内容や、その後の対応策などを含めることで、より丁寧で効果的なメールになります。例えば、”Got it, I will send the document by 5 PM.” のような簡潔な表現も、受け取る側にとっては分かりやすく、感謝される場合があります。

具体的な例：

以下の例文は、それぞれの状況に合わせた適切な表現を選び、文脈に則した内容を記述しています。

• 依頼された場合（フォーマル）: “Acknowledged. I will send you the necessary documents immediately.”
• 依頼された場合（カジュアル）: “Sounds good. I’ll send you the report by Friday.”
• 提案を受け入れる場合（丁寧）: “Understood. Let’s schedule a meeting to discuss this further.”

適切な表現を選ぶことで、ビジネスメールはよりプロフェッショナルで効果的なものになります。 相手の立場に立って、状況に合った表現を選択することで、円滑なコミュニケーションを実現できます。