メールで「ご用件は何でしょうか」と聞く英語は？

ビジネスシーンで使える！メールで「ご用件は何でしょうか」と尋ねる英語表現：状況別ガイド

ビジネスメールにおいて、相手の意図をスムーズに把握することは、効率的なコミュニケーションの第一歩です。特に初対面や、用件が不明瞭なメールを受け取った際には、失礼なく、かつ丁寧に「ご用件は何でしょうか」と尋ねる必要があります。ここでは、様々な状況に合わせた英語表現と、その使い分けのポイントを解説します。

1. 丁寧で控えめな表現：初対面や丁寧な関係性を築きたい場合に

• “What can I do for you?” (直訳：私はあなたのために何ができますか？)

  非常に丁寧で汎用性の高い表現です。相手の立場を尊重し、協力的であることを伝えられます。
  例：”Thank you for contacting us. What can I do for you?” (ご連絡ありがとうございます。何かお手伝いできることはありますか？)

• “What brings you here today?” (直訳：今日はどのようなご用件でいらっしゃいましたか？)

  相手の訪問や連絡の理由を尋ねる際に適しています。ただし、ビジネスメールではややカジュアルな印象を与える可能性もあるため、相手との関係性を見極めて使用しましょう。

• “How may I assist you?” (直訳：どのようにあなたをお手伝いできますか？)

  フォーマルで、相手への敬意を示す表現です。顧客対応や、上司へのメールなどに適しています。
  例：”Thank you for your email. How may I assist you with your inquiry?” (メールありがとうございます。お問い合わせに関して、どのようにサポートできますか？)

2. 直接的で効率的な表現：迅速な対応が必要な場合や、すでにやり取りがある場合に

• “What is the purpose of your email?” (直訳：あなたのメールの目的は何ですか？)

  直接的に用件を尋ねる表現です。時間がない場合や、迅速な対応が必要な場合に適しています。ただし、やや事務的な印象を与える可能性があるため、相手との関係性によっては、”Could you please clarify the purpose of your email?” (メールの目的を明確にしていただけますか？)のように、”please” や “could you” などの丁寧な表現を付け加えることをお勧めします。

• “What is this regarding?” (直訳：これは何に関するものですか？)

  添付ファイルがある場合や、メールの件名から内容が推測できない場合に有効です。”regarding” の部分を具体的な内容に置き換えることもできます。
  例：”I received your email with the attached document. What is this regarding?” (添付書類付きのメールを受け取りました。これは何に関するものですか？)

3. 返信する際に使える表現：過去のやり取りを踏まえて

• “How may I help you?” (直訳：どのようにあなたをお手伝いできますか？)

  過去のメールのやり取りを踏まえ、具体的なサポートを提供できることを示唆する表現です。
  例：”Thank you for your response. How may I help you further?” (ご返信ありがとうございます。他に何かお手伝いできることはありますか？)

4. その他の注意点

• 件名 (Subject Line) の重要性： 相手に用件を尋ねるメールを送る際は、件名を明確にすることが重要です。例えば、”Inquiry about your email” (メールに関するお問い合わせ) のように、相手がメールを開封する前に内容を理解できるように工夫しましょう。

• 丁寧な言葉遣いを心がける： 上記の表現に加えて、”please” や “thank you” などの丁寧な言葉遣いを心がけることで、より好印象を与えることができます。

• 状況に合わせた表現を選ぶ： 相手との関係性、メールの目的、緊急度などを考慮して、適切な表現を選ぶようにしましょう。

これらの表現を参考に、状況に応じた最適な英語表現で、スムーズなコミュニケーションを実現してください。