二度手間をおかけしてという例文は？

二度手間をおかけして、申し訳ございませんでした――その先へ繋がる言葉選び

「二度手間をおかけして」という言葉は、相手に不快感を与えることなく、業務上のミスやシステムの不備によって発生した負担を謝罪する際に有効な表現です。しかし、単に「二度手間をおかけして申し訳ございませんでした」とだけ述べるだけでは、誠意が伝わりにくく、改善策や今後の対応についても不明瞭なまま残ってしまいます。 真摯な謝罪と、具体的な行動を示すことで、信頼回復へと繋げる必要があります。

上記例文は、システム改善によってデータ確認の二度手間を解消したことを報告するものです。これは良い出発点ですが、さらに改善の余地があります。単に事実を伝えるだけでなく、なぜ二度手間が発生したのか、どのような改善策を講じたのか、そして今後どのような対応をしていくのかを明確に示すことで、読者の理解と安心感を高めることができます。

例えば、以下のように例文を改修してみましょう。

改修例１：詳細な説明と今後の展望を加えた例

皆様には平素より格別のご尽力、誠にありがとうございます。

この度、データ確認において、皆様に多大なるご不便と二度手間をおかけしてしまい、深くお詫び申し上げます。以前は、旧システムにおけるデータ連携の遅延と、確認手順の煩雑さから、重複作業が発生しておりました。 この問題を解決するため、私たちはシステムの根本的な見直しを行い、データ連携の高速化と、確認手順の簡素化を実現しました。

新システムでは、データの自動照合機能と、ワンクリックでの確認完了機能を追加することにより、以前の作業時間の約X%の削減に成功しました。(具体的な数値を入れる) これにより、皆様の貴重な時間を節約し、より重要な業務に集中できる環境を整備できたと考えております。

新手順書につきましては、改めて[日付]までにメールにて送付いたします。新システムへの移行に関するご質問等がございましたら、ご遠慮なく[連絡先]までお問い合わせください。

今後も、皆様にとってより使いやすく、効率的なシステムを目指し、改善に努めてまいります。

改修例２：原因分析と具体的な改善内容を明確にした例

この度、データ確認作業において、皆様に二度手間をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

原因究明の結果、旧システムのデータベース設計上の問題と、運用マニュアルの不足が重なったことが、二度手間発生の主因であることが判明いたしました。具体的には、[具体的な問題点A]と[具体的な問題点B]が、作業の重複を招いておりました。

これらの問題点を解決するため、私たちは[具体的な改善策A]、[具体的な改善策B]、そして[具体的な改善策C]といった対策を講じました。これにより、データ確認に必要なステップ数を[数値]から[数値]に削減し、作業時間を大幅に短縮することができました。

新しい手順書は[日付]までに配布いたします。 もしご不明な点等ございましたら、[連絡先]までお気軽にお問合せください。

皆様のご理解とご協力に感謝申し上げますとともに、今後このような事態を招かないよう、システム管理体制の強化に努めてまいります。

これらの改修例では、単なる謝罪だけでなく、問題の原因、具体的な対策、今後の対応までを明確に示しています。これにより、読者は「二度手間」という不快な経験だけでなく、企業の真摯な対応と改善への取り組みを理解し、より安心感を得ることができます。 「二度手間をおかけして」という表現を使う際には、その後の説明を丁寧に、具体的に行うことが重要です。 単なる謝罪だけでなく、信頼回復への第一歩となるような、丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。