プリンターで紙をPDFにするにはどうすればいいですか？

プリンターで紙をPDFに変換する方法：複合機からスマホアプリまで徹底解説

紙の書類をデジタル化してPDFで保存したい。そんなニーズは、現代社会においてますます高まっています。紙の文書はかさばるし、紛失のリスクもあります。PDF化すれば、検索も簡単になり、共有もスムーズになります。この記事では、プリンターを使って紙をPDFに変換する方法を、複合機からスマホアプリまで、様々な角度から解説します。

複合機を使ったPDF化：基本操作からワンランク上のテクニックまで

多くの家庭やオフィスで普及している複合機。実は、PDF化の強い味方です。機種によって操作方法は若干異なりますが、基本的な流れは共通しています。

1. 原稿をセットする: スキャナーのガラス面、もしくは自動原稿送り装置 (ADF) に原稿をセットします。ADFは複数枚の原稿を連続でスキャンできるので、大量の書類をPDF化したい時に便利です。

2. 操作パネルで「スキャン」を選択: 複合機の操作パネルで「スキャン」機能を探します。タッチパネルの場合はボタンをタップ、物理ボタンの場合は押します。

3. ファイル形式を「PDF」に設定: スキャン設定画面で「ファイル形式」もしくは「保存形式」を「PDF」に設定します。機種によっては「PDF/A」といった形式も選択できる場合があります。PDF/Aは長期保存に適した形式なので、重要な書類をPDF化する際にはおすすめです。

4. 解像度を設定: 必要に応じて解像度を設定します。高解像度にするほどファイルサイズは大きくなりますが、画質は向上します。通常文書であれば300dpiで十分ですが、写真や細かい図表を含む場合は600dpi以上に設定すると良いでしょう。

5. ファイル名を設定: ファイル名を分かりやすいものに変更しておくと、後から探しやすくなります。日付や書類の内容をファイル名に含めるのがおすすめです。

6. スキャンを実行: すべての設定が完了したら、「スキャン」ボタンを押してスキャンを実行します。スキャンが完了すると、PDFファイルが作成されます。保存先は機種によって異なりますが、USBメモリやネットワーク上の共有フォルダなどが一般的です。

ワンランク上のテクニック：OCR機能を活用しよう

一部の複合機にはOCR (Optical Character Recognition) 機能が搭載されています。OCR機能を使うと、スキャンした画像から文字情報を抽出することができます。つまり、PDFファイル内の文字を検索したり、コピー＆ペーストしたりすることが可能になります。OCR機能を活用すれば、PDFファイルの利便性がさらに向上します。

スマホアプリを使ったPDF化：手軽にどこでもPDF作成

複合機がない場合でも、スマホアプリを使えば簡単に紙をPDF化できます。

おすすめアプリ: Adobe Scan, Microsoft Lens, CamScanner など

これらのアプリはカメラで撮影した画像を自動的に補正し、PDFに変換してくれます。また、OCR機能を搭載しているアプリも多く、文字検索やコピー＆ペーストも可能です。スマホアプリを使うメリットは、手軽にどこでもPDFを作成できることです。外出先で書類を受け取った時など、すぐにPDF化したい時に便利です。

プリンタードライバーを使ったPDF化：パソコンとの連携でより高度なPDF作成

パソコンとプリンターを接続している場合は、プリンタードライバーのスキャン機能を使ってPDFを作成することもできます。この方法は、より細かい設定が可能で、高品質なPDFを作成したい場合に適しています。ドライバーの操作方法は機種によって異なりますので、プリンターのマニュアルをご確認ください。

紙の書類をPDF化することで、保管スペースの削減、検索性の向上、共有の効率化など、多くのメリットがあります。この記事で紹介した方法を参考に、自分に合った方法でPDF化に取り組んでみてください。