書類を渡す時、クリアファイルは必要ですか？

書類提出、クリアファイルは「必須」ではないけれど… 印象を左右する？

書類を提出する際、「クリアファイルに入れるべきか、否か」で悩むことはありませんか？ 結論から言えば、多くの場合、クリアファイルは「必須」ではありません。しかし、その選択は、相手に与える印象を左右する可能性があります。

記事冒頭にあるように、クリアファイルはあくまで書類を保護する役割を担います。受付で封筒に入れたまま提出しても、受け取ってもらえないということはまずないでしょう。しかし、「綺麗に保ちたい」という目的でクリアファイルを使用することは、決して無駄ではありません。

では、どのような場合にクリアファイルの使用を検討すべきなのでしょうか？

1. 書類の重要度が高い場合:

履歴書や重要な契約書など、重要な書類を提出する際は、クリアファイルに入れることで、書類の折れや汚れを防ぎ、丁寧に扱っているという印象を与えることができます。

2. 書類が複数枚にわたる場合:

複数の書類をまとめて提出する場合、クリアファイルに入れることで、書類がバラバラになるのを防ぎ、整理された印象を与えることができます。クリップなどで留めるよりも、スマートに見えるでしょう。

3. 相手への配慮を示したい場合:

例えば、目上の人に書類を提出する場合や、フォーマルな場面での提出の場合は、クリアファイルに入れることで、相手への敬意を示すことができます。

4. 書類を再利用する可能性がある場合:

提出先が、後で書類をコピーしたり、ファイリングしたりする可能性がある場合、クリアファイルに入れた状態で提出することで、相手の手間を省くことができます。

しかし、注意点もあります。

クリアファイルに入れることが、かえってマイナスの印象を与える場合もあります。例えば、以下のようなケースです。

• クリアファイルが汚れている、または傷んでいる: 見栄えの悪いクリアファイルは、かえってだらしなさを感じさせてしまう可能性があります。
• 過剰な装飾のクリアファイル: キャラクターものや派手な色のクリアファイルは、ビジネスシーンには不適切です。
• クリアファイルが、その場にそぐわない: 例えば、カジュアルなイベントでの書類提出に、かしこまったクリアファイルは、少し浮いてしまうかもしれません。

結局のところ、クリアファイルの使用は、状況、書類の種類、相手との関係性などを考慮して、総合的に判断する必要があります。

迷った場合は、清潔でシンプルなクリアファイルを使用するのが無難です。透明なクリアファイルであれば、中身の書類も確認しやすく、相手にも配慮しているという印象を与えることができます。

クリアファイルは、必ずしも「必須」ではありませんが、上手に活用することで、あなたの印象をより良くすることができます。状況に応じた適切な選択を心がけましょう。