チェックインに遅れる場合は何分前まで連絡するべき？

チェックインに遅れる！？焦らず落ち着いて！何分前に連絡すればいい？ケース別対処法と連絡時の必須項目

旅行や出張の予定が狂い、ホテルや旅館へのチェックインに遅れてしまう…誰にでも起こりうる、ちょっとしたトラブルですよね。

「一体いつまでに連絡すればいいんだろう？」「連絡しなかったらどうなるの？」

そんな不安を抱えているあなたに、今回はチェックインに遅れる際の適切な連絡タイミングと、スムーズな対応のためのノウハウを徹底解説します。

大前提：宿泊施設によって異なる！余裕を持って早めの連絡を

冒頭でも触れたように、チェックイン遅延時の対応は宿泊施設によって大きく異なります。ビジネスホテル、シティホテル、リゾートホテル、旅館、民宿…それぞれ規模や運営方針が異なるため、一概に「〇分前」と断言することはできません。

しかし、一般的に推奨されるのは、チェックイン予定時刻の少なくとも1時間前です。これはあくまで目安であり、予約時に宿泊施設から特に指示があれば、そちらを優先しましょう。

なぜ1時間前が目安なのか？

1時間前を目安とする理由は、宿泊施設側が以下の対応を取るための猶予時間が必要だからです。

• 予約状況の確認と調整: 他の宿泊客の予約状況や空室状況を確認し、部屋の確保を維持できるか判断します。
• スタッフ配置の調整: 深夜帯のフロントスタッフの人数調整や、場合によっては追加スタッフの手配を行います。
• 食事の準備調整: 夕食付きプランの場合、食事の準備時間を考慮し、食材のロスを最小限に抑えるための調整を行います。
• 宿泊客への連絡と確認: 必要に応じて、遅延理由や到着予定時刻の確認を行います。

ケース別！連絡のタイミングと伝え方のポイント

1. 交通機関の遅延の場合:

   新幹線や飛行機、バスなどの交通機関の遅延が確定した時点で、できる限り早く宿泊施設に連絡しましょう。遅延証明書の発行が可能であれば、併せて伝えるとスムーズです。

   • 伝え方:
     • 「〇〇（交通機関名）の遅延により、到着が〇〇時頃になる見込みです。遅延証明書の発行も可能です。」
     • 「予約の名前は〇〇、予約番号は〇〇です。」

2. 渋滞や事故など、予期せぬトラブルの場合:

   渋滞や事故など、予期せぬトラブルに巻き込まれた場合は、安全確保を最優先とし、落ち着いて状況を把握してから連絡しましょう。正確な到着予定時刻が不明な場合は、おおよその見込み時間を伝えます。

   • 伝え方:
     • 「現在〇〇付近で渋滞（または事故）に巻き込まれており、到着が大幅に遅れる見込みです。正確な到着時刻は未定ですが、〇〇時頃になるかと思います。」
     • 「安全運転を心がけて向かいます。」
     • 「予約の名前は〇〇、予約番号は〇〇です。」

3. 予定していた用事が長引いてしまった場合:

   会議や商談など、予定していた用事が長引いてしまった場合は、遅れることが判明した時点で宿泊施設に連絡しましょう。

   • 伝え方:
     • 「予定していた会議が長引いてしまい、到着が〇〇時頃になる見込みです。申し訳ございません。」
     • 「予約の名前は〇〇、予約番号は〇〇です。」

連絡手段：電話が基本！緊急時は臨機応変に

連絡手段は、電話が最も確実です。宿泊施設の代表電話番号に連絡し、事情を説明しましょう。

深夜帯など、電話がつながりにくい場合は、宿泊施設のホームページや予約サイトに記載されている連絡先（メールアドレスなど）に連絡してみるのも有効です。

絶対に伝えるべき必須項目

• 予約の名前（フルネーム）
• 予約番号（もしわかる場合）
• 到着予定時刻
• 遅延理由
• 連絡先電話番号

連絡しなかった場合のリスク

連絡せずに大幅に遅刻した場合、最悪の場合、予約がキャンセルされてしまう可能性があります。また、夕食付きプランの場合、食事の提供が受けられなくなることも考えられます。

キャンセル料が発生する可能性も

宿泊施設によっては、チェックイン時間を大幅に過ぎた場合、キャンセル料が発生する場合があります。予約時にキャンセルポリシーをしっかり確認しておきましょう。

最後に：誠意をもって対応することが大切

チェックインに遅れることは、誰にでも起こりうるアクシデントです。大切なのは、宿泊施設に迷惑をかけていることを理解し、誠意をもって対応すること。早めに連絡し、事情を説明することで、宿泊施設側の理解を得やすくなり、スムーズな対応につながります。

今回の情報を参考に、万が一の遅延時も慌てず、落ち着いて対応してくださいね。