新しい職場に源泉徴収票のコピーを提出してもよいですか？

新しい職場に源泉徴収票のコピーを提出しても良いですか？答えは、残念ながら、ほとんどの場合「いいえ」です。転職活動において、企業から源泉徴収票の提出を求められることは珍しくありません。しかし、コピーではなく、原本の提出が強く求められることを理解しておくことが非常に重要です。

企業が源泉徴収票の原本を要求する理由はいくつかあります。まず第一に、正確な給与計算を行うためです。新卒採用や転職の場合、企業は過去の給与明細や源泉徴収票の情報をもとに、従業員の給与を正確に計算し、社会保険料や税金を適切に徴収する必要があります。コピーでは、改ざんされた可能性や、情報が不完全である可能性があり、正確な計算を阻害するリスクがあります。企業側としては、正確な情報に基づいて給与計算を行う責任があり、そのために原本の提出が必須となるのです。

第二に、社会保険の手続きに必要不可欠だからです。雇用保険や健康保険、厚生年金保険への加入手続きには、正確な過去の給与情報が必須です。源泉徴収票には、これらの社会保険料の納付状況が記載されています。コピーでは、これらの情報が正確に読み取れない場合や、改ざんの可能性があるため、社会保険事務所への手続きに支障をきたす可能性があります。スムーズな社会保険の手続きを進めるためにも、原本の提出が不可欠なのです。

第三に、偽造防止の観点からです。源泉徴収票は重要な個人情報が含まれており、偽造されると大きな問題に発展する可能性があります。企業は、提出された源泉徴収票が本物であることを確認する必要があります。コピーでは、容易に改ざんが可能であり、偽造の判別が困難です。そのため、原本の提出によって偽造を防止し、企業のリスクを軽減することが重要となります。

これらの理由から、転職活動において源泉徴収票のコピーを提出しても受理されないケースがほとんどです。企業の求める情報が正確に得られないだけでなく、手続きの遅延や、最悪の場合、採用取り消しにつながる可能性も否定できません。

では、原本を提出することに抵抗がある場合はどうすれば良いでしょうか？ 大切な個人情報であるため、コピーを提出する際に「原本は大切に保管しております」と伝えるとともに、提出期限までに原本を提出する旨を明確に伝えることが重要です。また、企業側にも、提出方法について事前に確認を取ることをお勧めします。例えば、郵送で提出する場合、どのように送付するのが適切なのか、企業が指定する送付方法に従うことで、紛失や破損のリスクを最小限に抑えることができます。 さらに、提出後には、受領の確認を必ず行いましょう。

結論として、転職活動において源泉徴収票の提出を求められた際は、コピーではなく原本を提出することが最善策です。正確な情報に基づく給与計算、円滑な社会保険手続き、そして偽造防止という、企業側の正当な理由を理解し、安心して新しい職場に臨むためにも、原本の提出を心がけましょう。 自身の権利と責任を理解し、適切な対応を心がけることが重要です。