書類を手渡しするビジネスマナーは？

デキるビジネスパーソンはココが違う！請求書手渡しのスマートマナー

請求書は、企業間の取引において重要な書類であり、その手渡し方ひとつで相手に与える印象は大きく変わります。単に「はい、どうぞ」と渡すだけでは、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。相手への敬意を示し、良好な関係を築くための、スマートな請求書手渡しマナーを解説します。

1. 封筒は必須！基本中の基本

請求書は、必ず封筒に入れて手渡しましょう。封筒に入れることで、書類の保護はもちろん、相手への丁寧な印象を与えます。封筒の色は白または薄い色のものを使用し、柄や模様の入ったものは避けるのが無難です。

2. 「請求書在中」は必須アピール

封筒の表面には、赤字で「請求書在中」と記載します。これは、郵便物と同様に、封筒の中身が請求書であることを明確にするためのものです。手書きでも印刷でも構いませんが、丁寧に、かつ見やすいように記載しましょう。フォントやサイズにも気を配り、相手が見やすいように配慮することが大切です。

3. 請求書の折り方にも心遣いを

請求書を封筒に入れる際、折りたたむのは問題ありませんが、相手への配慮が必要です。請求書の表側（金額や合計などが記載されている面）が封筒の裏側になるように折りたたむのが一般的です。こうすることで、相手が封筒から取り出した際に、すぐに内容を確認できるようになります。

4. 渡す際の言葉遣いと姿勢

請求書を手渡す際には、必ず相手の目を見て、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「〇〇株式会社の〇〇様、こちら今月の請求書でございます。ご確認よろしくお願いいたします。」など、相手の会社名と名前を正確に伝え、感謝の気持ちを添えることが重要です。

また、請求書を両手で持ち、軽く頭を下げて渡すことで、より丁寧な印象を与えることができます。相手が忙しそうにしている場合は、「お忙しいところ恐れ入ります。」などの一言を添えると、よりスマートです。

5. シチュエーション別！臨機応変な対応

• 取引先への訪問時： 事前にアポイントメントを取り、訪問の目的が請求書の手渡しであることを伝えることが望ましいです。訪問時には、名刺交換を行い、改めて請求書を手渡しましょう。
• 会議後： 会議後に請求書を手渡す場合は、会議の内容を踏まえ、「本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。会議で決定した内容に基づき、請求書を作成いたしました。」など、一言添えることで、相手に安心感を与えられます。
• 郵送： 直接手渡しできない場合は、郵送で送ることも可能です。この場合は、添え状を同封し、請求書の内容や支払い期日などを記載しましょう。また、お礼の言葉や今後の取引に関する挨拶などを添えることで、良好な関係を維持することができます。

6. 常に心がけるべきこと

請求書の手渡しは、単なる事務作業ではありません。相手との信頼関係を築き、ビジネスを円滑に進めるための重要なコミュニケーション手段です。常に相手への敬意を払い、丁寧な対応を心がけることで、良好なビジネスパートナーシップを構築することができます。

これらのマナーを実践することで、あなたは単なる「請求書を届ける人」ではなく、「信頼できるビジネスパートナー」として認識されるはずです。日々のビジネスシーンで、意識して実践してみましょう。